SoftbooqSoftbooq
Änderungsprotokoll
Ein vollständiger Verlauf aller neuen Funktionen, Verbesserungen und Korrekturen in Softbooq.
Oktober 2026
Ihre Mobile-Money-Konten, überall wo Kunden Sie bezahlen
Fügen Sie die Mobile-Money-Konten, auf die Sie Zahlungen erhalten, unter Einstellungen, Unternehmen, Unternehmensprofil hinzu, in Togo, Ghana, Nigeria, Kenia, Côte d'Ivoire, Senegal, Uganda, Tansania, Kamerun oder Benin. Ihre Kunden sehen jedes Konto mit seinem Anbieter, dem Betrag und der anzugebenden Referenz: auf Ihren Rechnungen und in deren E-Mail, auf der Zahlungsseite und in Ihrem Shop. Wenn Sie eine Mobile-Money-Zahlung erfassen, wählen Sie, auf welchem Konto sie eingegangen ist; der Anbieter wird dann in Ihrer Buchhaltung und auf der Quittung genannt.
Mobile Money an der Kasse annehmen und erstatten
Die Kasse hat neben dem Kartenfeld ein Feld für Mobile Money: Der Beleg zeigt den Betrag, und die Zeile Bezahlt mit in der Tagesansicht zählt ihn. Auch eine Rückgabe kann auf Mobile Money erstattet werden. Der erwartete Bargeldbestand der Schublade zählt weiterhin nur Bargeld.
Kunden können zu jeder Rechnung einen Zahlungsnachweis senden
Zeigt eine Rechnung Ihre Bankverbindung, Zahlungshinweise oder Mobile-Money-Konten, kann der Kunde auf ihrer Zahlungsseite ein Foto oder PDF der Zahlung senden. Ein Admin wird benachrichtigt, und der Nachweis erscheint an der Rechnung in Finanzen: Zahlung eingegangen erfasst die Zahlung, und Passt nicht sendet dem Kunden Ihre Begründung per E-Mail, damit er einen weiteren senden kann.
Ihre Geschäftsdokumente werden beim Versand in Files abgelegt
Angebote und Bestellungen werden beim Versand in Files abgelegt, Gutschriften beim Ausstellen, Lohnabrechnungen beim Abschluss eines Lohnlaufs und Lieferscheine beim Drucken, jeweils unter ihrem eigenen Datum und für die gesetzliche Frist aufbewahrt. Wird ein Angebot, eine Bestellung oder eine Lohnabrechnung nach dem Versand korrigiert, wird sie als neue Version abgelegt, und die versendete bleibt erhalten. Schlägt das Ablegen fehl, listet der Buchhaltungs-Check das Dokument mit Erneut ablegen.
Softbooq per Überweisung oder Mobile Money bezahlen
Wo es für Ihr Land angeboten wird, kann ein Admin unter Abrechnung einen vierteljährlichen oder jährlichen Tarif wählen und erhält eine Rechnung zum selben Preis wie mit Karte, mit den Zahlungsdaten. Senden Sie dort den Zahlungsnachweis; der Tarif startet, sobald die Zahlung bestätigt ist. KI-Guthaben können unter Guthaben kaufen genauso bezahlt werden.
Fehlermeldungen in Ihrer Sprache
Wenn in Finanzen, Files, an der Kasse, bei Leasingverträgen, Anlagen, Dokumenten und dem Scannen etwas schiefgeht oder beim Speichern der Zugangsdaten einer Integration oder des Systemzugangs einer Person, erscheint die Meldung jetzt in Ihrer Sprache. Auch der Status einer Rechnung oder eines Projekts und die Abschreibungsmethode einer Anlage erscheinen in Ihrer Sprache.
Der Buchhaltungs-Check bietet nie ein falsches Buchen an
Eine Gutschrift in einer anderen Währung als ihre Rechnung oder eine, die mehr als die Rechnung gutschreiben würde, wird nicht mehr zum Buchen angeboten: Der Buchhaltungs-Check rät stattdessen, sie zu stornieren. Auch ein Lohnlauf ohne Lohnabrechnungen wird nicht angeboten. Wurden Zahlungen auf nie gebuchte Lieferantenrechnungen gebucht, nennt die Zeile zu offenen Rechnungen jetzt diese Rechnungen, und im Standard- und im spanischen Kontenplan wird Kassendifferenzen nicht mehr wegen seines Saldos markiert.
Wo Softbooq E-Rechnungen noch nicht übermittelt, steht es dabei
Softbooq übermittelt Rechnungen noch nicht an FIRS in Nigeria, KRA eTIMS in Kenia, GRA E-VAT in Ghana, SdI in Italien oder KSeF in Polen. In diesen Ländern sagen jede Rechnung und Einstellungen, Unternehmen, Steuern & USt. das jetzt klar, damit Sie wissen, dass Sie über das System der Behörde übermitteln, falls Ihr Unternehmen dazu verpflichtet ist. Nichts wird als fehlgeschlagen markiert.
Eine Rechnung wird nur durch Gutschriften in ihrer Währung gutgeschrieben
Was eine Rechnung als gutgeschrieben zeigt, folgt jetzt ihren ausgestellten Gutschriften in ihrer eigenen Währung, auch älteren und solchen aus Rückgaben, sodass Saldo, Status, Mahnungen und Kontoauszüge übereinstimmen. Eine allein durch Gutschrift bezahlte Rechnung wird wieder Gesendet oder Überfällig, wenn die Gutschrift sie nicht mehr deckt. Eine neue Gutschrift beginnt mit dem, was zu ihrer Rechnung noch gutzuschreiben ist.
Jacinta bleibt Ihnen aus dem Weg
Ein Klick daneben schließt Jacinta nicht mehr. Am Computer können Sie sie zu einer Leiste minimieren, die zeigt, wenn eine Antwort bereit ist, sie verschieben oder mit Als Seitenleiste öffnen neben Ihrer Arbeit behalten. Strg+J (⌘J auf dem Mac) öffnet und minimiert sie, und sie öffnet sich so, wie Sie sie in diesem Browser verlassen haben.
BI in Ihrer Sprache
Status, Phasen, Bewegungsarten und Zahlungsarten erscheinen in den Diagrammen, Tabellen, Boards und Filtern von BI jetzt in Ihrer Sprache. Alle Ihre Daten erkunden nennt auch die meisten Tabellen und Spalten in Ihrer Sprache, mit den Begriffen von Softbooq, und das Filterfeld passt auf ein Telefon.
Dieses Jahr heißt Ihr Geschäftsjahr
Beginnt Ihr Geschäftsjahr nicht im Januar, legen Sie seinen ersten Monat unter Einstellungen, Unternehmen, Buchhaltung fest (Beginn des Geschäftsjahres (Monat)). Dieses Jahr, Letztes Jahr, Jahr bis heute und die Quartale folgen ihm dann in Berichten, Dashboards, Budgets, auf dem Handy und in BI, das Zahlen auch nach Geschäftsjahr gruppieren kann. Lohnabrechnung und Urlaub bleiben beim Kalenderjahr.
Sehen, wie viel Speicher Ihr Arbeitsbereich nutzt
Abrechnung & Pläne zeigt den Speicher, den Ihr Arbeitsbereich nutzt, gemessen an Ihrem Tarif: 10 GB bei Go, 50 GB bei Plus, 200 GB bei Pro, auch auf dem Handy. Administratoren erhalten bei 80 % und bei 100 % eine E-Mail, und Files zeigt einen Hinweis. Nichts wird gesperrt, und Dateien in einem verbundenen Laufwerk zählen nicht mit.
Ein Verlauf für jeden Kunden und Lieferanten, und ein Nachfolger, wenn daraus ein neues Unternehmen wird
Der Reiter Verlauf eines Kunden oder Lieferanten zeigt, wer Namen, Adresse, USt-IdNr. oder Registernummern geändert hat, wann und von was; wer Zahlungen sieht, sieht auch Änderungen der Bankverbindung, maskiert. Wird aus einem Geschäftspartner eine neue juristische Person, wählen Sie Durch anderen Geschäftspartner ersetzen: Seine offenen Belege bleiben, neue Belege und seine wiederkehrenden Rechnungen und Bestellungen gehen an den neuen.
SEPA-Dateien enthalten die Adressen, die Banken außerhalb des EWR brauchen
Eine SEPA-Zahlungsdatei enthält jetzt die Adresse Ihres Unternehmens und die jedes Lieferanten, in der strukturierten Form, die Banken erwarten. Geht eine Zahlung an oder von einer Bank außerhalb des EWR, etwa in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich, und fehlt eine Adresse, sagt Softbooq es, bevor die Datei erstellt wird.
Shop-Belege in der Sprache des Käufers, mit der Zahlart, die er genutzt hat
Wer in einem deutschen Shop auf Englisch bestellt, erhält jetzt auch die Zahlungsbestätigung und die folgenden E-Mails auf Englisch. Eine Zahlung per iDEAL, Klarna, EPS oder einer anderen Zahlart wird unter dieser Zahlart gebucht und bestätigt, nicht als Karte.
BI zeigt eine einzelne Antwort als Zahl
Hat eine Frage nur eine Antwort, etwa die Summe eines Jahres, zeigt BI die Zahl selbst, mit ihrem Vergleich, statt eines einzelnen Balkens. Ein Diagramm, dessen Werte alle 0 sind, sagt das.
Audit-Protokolle in Ihrer Sprache
Jede Zeile in den Audit-Protokollen erscheint jetzt in der Sprache jeder Person: das endgültige Schließen der Bücher, eine Buchung in einen abgeschlossenen Monat, eine rechtliche Aufbewahrungssperre, API-Schlüssel, Zugriffe des Supports, das Ausscheiden eines Mitglieds, eine stornierte Zahlung, ein durch einen neuen ersetzter Kunde und alles Übrige.
Der Buchhaltungs-Check erinnert an das, was noch offen ist
Jeden Montag, nach der Uhr Ihres Arbeitsbereichs, erhalten die Personen, die Hinweise des Buchhaltungs-Checks bekommen, eine E-Mail zu den Problemen, die seit mehr als 7 Tagen offen sind: wie viele, seit wann, und einen Link zum Buchhaltungs-Check.
Eine Gutschrift schreibt nie mehr gut als ihre Rechnung
Alle ausgestellten Gutschriften zu einer Rechnung zusammen können die Rechnung nicht mehr übersteigen, und eine Gutschrift muss in der Währung ihrer Rechnung sein. Das Gutschriftsformular zeigt Noch gutzuschreiben und weist darauf hin, bevor Sie den Betrag überschreiten.
Files in Ihrer Sprache
Die Startseite von Files, ihre Seitenleiste und jeder Handy-Bildschirm erscheinen jetzt in Ihrer Sprache, vom Zustand der Laufwerke bis zur Anzahl der Elemente.
Ein Urlaubsantrag beginnt beim Jahresurlaub
Urlaub beantragen und Meine Abwesenheit öffnen jetzt mit dem Jahresurlaub, nicht mit der Art, die zuerst einsortiert ist, auf Deutsch bisher die Elternzeit mit 0 verfügbaren Tagen.
Kennzahlen auf Deutsch behalten ihre Cent
Ein großer Betrag wie 24.493,11 € verliert auf Deutsch, wo große Zahlen ausgeschrieben werden, nicht mehr seinen letzten Cent. Französisch, Spanisch und Englisch kürzen große Beträge weiterhin, mit Absicht.
Anmelden auf Deutsch, und auf dem Handy
Ein deutscher Firmenname schlägt jetzt eine Kennung mit ae, oe, ue und ss statt Bindestrichen vor, aus Bäckerei Sonnenschein wird also baeckerei-sonnenschein. Der Name, den Sie bei der Anmeldung eingeben, erscheint in der Kopfzeile jeder App, die Schaltflächen der Anmeldung passen auf ein Handy, und die Neuigkeiten einer neuen Person beginnen an dem Tag, an dem sie dazugekommen ist.
Lieferung und Bezahlung in Ihrem Onlineshop
Unter Einstellungen, Unternehmen, Onlineshop benennen Sie die Gebiete, in die Sie liefern, jedes mit seiner Gebühr, legen einen Betrag fest, ab dem die Lieferung kostenlos ist, oder bestätigen die Gebühr selbst für eine Adresse außerhalb Ihrer Gebiete. Kunden können im Geschäft abholen und per Karte, per Überweisung oder Mobile Money mit einem Zahlungsnachweis, den Sie prüfen, oder bei Lieferung bezahlen.
Lieferungen für Ihre eigenen Fahrer
Verkauf & Kasse, Lieferungen zeigt die Bestellungen, die Ihre Fahrer ausliefern: wohin es geht, was an der Tür zu kassieren ist, und den Liefernachweis mit Namen oder Foto. Ein Fahrer erfasst eine Zahlung bei Lieferung direkt vor Ort, und eine als geliefert markierte Lieferung versendet die Bestellung.
Die UStVA nach Kennzahlen und die OSS-Erklärung
Unter Berichte, Finanzberichte ordnet die UStVA jede Zahl Ihrer Umsatzsteuererklärung ihrer Kennzahl zu und listet, was noch eine Entscheidung von Ihnen braucht. Die OSS-Erklärung zeigt Ihre Verkäufe an Verbraucher in anderen EU-Ländern nach Land und Steuersatz. Beide stammen aus Ihrer Umsatzsteuererklärung und lassen sich als CSV oder PDF exportieren. Softbooq reicht sie nicht für Sie ein.
SKR04 und ein DATEV-Export mit Ihren Nummern
Deutsche Arbeitsbereiche können neben SKR03 auch SKR04 nutzen, gewählt vor der ersten Buchung. Tragen Sie Ihre DATEV-Berater- und Mandantennummer unter Einstellungen, Unternehmen, Buchhaltung ein, und DATEV exportieren (EXTF) schreibt sie mit Ihrem Kontenrahmen in die Datei. Buchungen auf Automatikkonten tragen den Schlüssel 40, damit die Umsatzsteuer nicht doppelt gezählt wird.
Rechnungen an EU-Unternehmen sagen, was sie liefern
Eine Rechnung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land sagt jetzt, ob sie Waren oder Leistungen liefert: Waren als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, Leistungen als Reverse Charge, gleich im PDF und in beiden E-Rechnungsformaten. Kunden- und Lieferantenadressen haben jetzt eigene Felder für Straße, Postleitzahl und Ort.
E-Mails von Ihrer eigenen Domain senden
Fügen Sie unter Einstellungen, Nachrichten & Kanäle, E-Mail-Dienst Ihre Domain hinzu und veröffentlichen Sie die angezeigten Einträge. Sobald sie bestätigt sind, gehen Ihre Rechnungen und anderen Dokumente von einer Adresse Ihrer Domain über den E-Mail-Dienst von Softbooq hinaus. Sie können auch über Ihr eigenes Brevo-Konto mit dessen API-Schlüssel senden.
Kartenzahlungen direkt auf Ihr eigenes Stripe-Konto
Ein Stripe-Konto, das Sie jetzt verbinden, gehört ganz Ihnen, mit eigenem Stripe-Dashboard: Sie zahlen die Gebühren von Stripe, und Stripe, nicht Softbooq, trägt einen Verlust, den Ihr Konto nicht ausgleichen kann. Ein früher verbundenes Konto zeigt Stripe neu verbinden, und eines, für das Stripe noch Angaben braucht, zeigt Einrichtung bei Stripe abschließen.
Angebote laufen an ihrem letzten Gültigkeitstag ab
Ein versendetes Angebot wird am Ende seines Gültigkeitstags abgelaufen, in der Zeitzone Ihres Arbeitsbereichs. Danach bittet sein Link den Kunden, ein aktuelles Angebot anzufordern.
Abgeschlossene Monate bleiben abgeschlossen
Buchungen in einem abgeschlossenen Monat oder in einer eingereichten oder bezahlten Umsatzsteuererklärung lassen sich nicht mehr löschen, umdatieren oder im Betrag ändern, von niemandem. Eine Korrektur ist eine neue Buchung in einem offenen Monat.
Bestellungen, Angebote und Gutschriften gehen mit ihrem PDF
Ein Lieferant erhält die Bestellung als PDF, wenn Sie sie senden. Gutschriften lassen sich jetzt mit ihrem PDF per E-Mail versenden, und eine Angebots-E-Mail enthält ihr PDF neben dem Link zum Annehmen.
Eine Erstattung bietet ihre Gutschrift an
Nach einer Erstattung per Karte oder Überweisung bietet Softbooq die Gutschrift sofort an, damit auch Umsatz und Umsatzsteuer zurückgehen. Der Buchhaltungs-Check listet jede erstattete Rechnung, die noch keine hat.
Kassenrabatte werden zum berechneten Preis gebucht
Ein an der Kasse gewährter Rabatt wird jetzt als der niedrigere Preis mit der Umsatzsteuer darauf gebucht, statt als Listenpreis mit einem Skontokonto. Was der Kunde bezahlt hat und die Umsatzsteuer bleiben gleich.
Jacinta weiß, was Sie gerade ansehen
Fragen Sie nach der Rechnung, der Anlage, dem Arbeitsauftrag oder der Richtlinie auf Ihrem Bildschirm, und Jacinta antwortet zu genau diesem Datensatz. Sie kann auch den Kalender und Urlaubsstände lesen und eine Buchung oder einen Urlaubsantrag vorschlagen, den Sie bestätigen.
Google Drive, OneDrive, Dropbox und Box in Softbooq Files
Softbooq Files verbindet jetzt neben SharePoint auch Google Drive, OneDrive, Dropbox und Box. Files merkt sich die Breite von Seitenleiste und Vorschau sowie die Sortierung jedes Ordners, und wer keine Downloadrechte hat, sieht eine Vorschau, ohne die Datei herunterzuladen.
Tabellen behalten Ihre Sortierung
Jede sortierbare Tabelle merkt sich, wie Sie sie sortiert haben, auf jedem Gerät, mit dem Sie sich anmelden, und Listen füllen das Fenster. Die Bestellübersicht zeigt, wann jede Bestellung einging, woher, ihren Betrag und ob sie bezahlt ist.
Eine Anmeldung für jeden neuen Arbeitsbereich
Ein Arbeitsbereich wird jetzt aus jeder Softbooq-App über dieselbe Anmeldung erstellt. Sie hält fest, dass Sie die AGB akzeptiert haben, startet die Testphase und bringt Sie zurück in die App, aus der Sie kamen, mit einer Willkommens-E-Mail in Ihrer Sprache. Practice entsteht, sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, als Kopie Ihres eingerichteten Arbeitsbereichs.
SharePoint und OneDrive für die Arbeit in Softbooq Files
Softbooq Files verbindet jetzt SharePoint-Websites und ihre Dokumentbibliotheken sowie OneDrive mit einem Geschäftskonto ebenso wie mit einem privaten. Wenn in Ihrem Unternehmen nur die IT-Administration Apps freigeben darf, zeigt Files Ihnen den Link, den Sie dorthin senden, mit einer Schaltfläche zum Kopieren.
Team-Ereignisse in Microsoft Teams
Veröffentlichen Sie die Team-Ereignisse, die Sie auswählen, in einem Microsoft-Teams-Kanal, etwa eine bezahlte Rechnung, eine genehmigte Ausgabe, niedrigen Bestand oder eine neue Bestellung, über einen Workflow, den Sie in Teams einrichten. Sie finden es unter Einstellungen, Nachrichten & Kanäle, Team-Kanäle.
Integrationen, die noch nicht bereit sind, zeigen „Demnächst“
Eine Integration, die sich noch nicht verbinden lässt, etwa QuickBooks Online, Salesforce oder Microsoft Planner, zeigt jetzt überall „Demnächst“ und bietet keine Schaltfläche zum Verbinden an, bis sie bereit ist. Ein Arbeitsbereich, der eine schon verbunden hatte, behält sie.
Aktualisierte Datenschutzerklärung und AGB
Die Datenschutzerklärung sagt jetzt, wer für welche Daten verantwortlich ist, wie lange jede Art aufbewahrt wird, was geschieht, wenn eine Testphase endet oder ein Arbeitsbereich geschlossen wird, und was Trennen bewirkt. Die Dienste, die Sie verbinden können, wer sie betreibt und was sie erhalten, stehen auf einer neuen Seite Drittanbieterdienste. Softbooq löscht Daten nach diesen Fristen, zum Beispiel E-Mails mit Anmeldecodes am Tag nach dem Versand. Ein Lieferantenportal-Link wird einmal angezeigt, wenn Sie ihn erstellen. Die AGB beschreiben das Kundenkonto auf Ihrer Website.
Ein Produkt mit Bestand zu entfernen hält Ihre Bücher stimmig
Ein Produkt, das noch Bestand hat, wird jetzt in einem Schritt abgeschrieben und entfernt, sodass Bestandswert und Buchhaltung übereinstimmen. Ein in Ihrem Shopify- oder WooCommerce-Shop gelöschtes Produkt wird ausgeblendet, nicht entfernt, solange Sie noch Bestand davon haben.
Eine Zahlung kauft eine eSIM
Wurde eine Zahlung im selben Moment zweimal bestätigt, konnten zwei eSIMs gekauft werden. Jede Bestellung wird jetzt einmal gekauft, und der Buchhaltungs-Check listet jede eSIM-Bestellung, die nicht vollständig gebucht ist.
Geld wird einmal gezählt
Ein über einen Stripe-Zahlungslink bezahlter Verkauf wird nicht mehr doppelt gezählt, eine zweimal ausgelöste Stripe-Erstattung erstattet einmal, und eine Streitfallgebühr wird jetzt gebucht. Ein Bank-Feed, der eine Seite verpasst hat, holt diese Tage erneut ab. Eine an sevDesk übertragene Rechnung zählt ihren Umsatz nicht mehr doppelt.
Synchronisierungen sagen, was fehlschlug, und legen nichts doppelt an
HubSpot-Synchronisierungen sagen jetzt, welche Datensätze fehlschlugen, statt Erfolg zu melden, und versuchen sie erneut. Rechnungen, Eingangsrechnungen und Kontakte, die an Xero, lexoffice, sevdesk und MoneyBird gehen, werden nie doppelt angelegt. Eine Aufgabe, die Asana oder Trello nicht erreichte, wird an der Aufgabe aufgeführt.
Team-Kanäle erhalten nur Team-Ereignisse, und Slack-Fehler werden aufgeführt
Persönliche Hinweise, etwa zu einer Gehaltsabrechnung oder einer Urlaubsentscheidung, gehen nicht mehr in Ihren Slack- oder Teams-Kanal: Er erhält nur die Team-Ereignisse, die Sie einschalten. Lehnt Slack eine tägliche Zusammenfassung oder eine Genehmigungsnachricht ab, wird das aufgeführt, und eine widerrufene Verbindung bittet um erneutes Verbinden.
Files hält Ihre Laufwerke verbunden
Ein Dropbox- oder Box-Laufwerk, das Sie beim Einrichten von Files hinzufügen, bleibt jetzt verbunden. Kann ein Laufwerk nicht gespeichert werden, sagt Files das und fügt nichts hinzu, statt ein Laufwerk zu zeigen, das eine Stunde später nicht mehr funktioniert.
Anmelde- und Sicherheits-E-Mails in Ihrer Sprache
Die E-Mails mit dem Anmeldecode und die Sicherheits-E-Mails kommen jetzt auf Englisch, Deutsch, Französisch oder Spanisch, im selben Design wie jede E-Mail von Softbooq, und die Fußzeile jeder E-Mail ist in der Sprache der E-Mail.
Große Importe sind schneller
Tausende Kunden, Lieferanten oder Notizen auf einmal zu importieren oder anzulegen geht jetzt deutlich schneller.
Beispieldaten starten sauber und lassen sich vollständig löschen
Ein neuer Arbeitsbereich mit Beispieldaten öffnet jetzt mit stimmigen Büchern, einer echten Umsatzprognose und einem Organigramm. „Beispieldaten löschen“ entfernt jeden Beispieldatensatz und die daraus entstandenen Buchungen, sodass Ihre Bücher bei null beginnen. Liegen Beispieldaten in einem Monat, den Sie abgeschlossen haben, oder in einer abgegebenen Mehrwertsteuererklärung, wird nichts entfernt und Sie erfahren es.
Eine vollständigere FEC-Datei
Der FEC-Export füllt jetzt auf Forderungs- und Verbindlichkeitszeilen das Kunden- oder Lieferantenkonto aus, ordnet beglichene Rechnungen und Eingangsrechnungen ihren Zahlungen zu und gibt jeder Buchung ihr Validierungsdatum.
Nachfass-E-Mails und Ticket-Antworten mit Softbooq AI entwerfen
Bei einem versendeten Angebot, einem Kunden im CRM und einem Helpdesk-Ticket schreibt „Nachfass-E-Mail entwerfen“ oder „Antwort entwerfen“ einen Entwurf aus diesem Datensatz, in der Sprache des Kunden. Er öffnet sich im E-Mail-Fenster als KI-Entwurf gekennzeichnet: Nichts wird gesendet, bevor Sie ihn gelesen, angepasst und auf Senden geklickt haben. Ihre Geschäftsdaten werden nur genutzt, wenn „Meine Geschäftsdaten lesen“ unter Einstellungen > Softbooq AI eingeschaltet ist.
Jede KI-Schaltfläche folgt Ihren Softbooq-AI-Einstellungen
Zusammenfassungen, Kategorisierung, Produktbeschreibungen, Erinnerungen, Erklärungen zur Nachbestellung und Kontovorschläge fragen jetzt zuerst: Sie funktionieren nur für Rollen mit Softbooq AI, nur solange Softbooq AI eingeschaltet ist und nur mit „Meine Geschäftsdaten lesen“. Wenn eine nicht laufen kann, sagt sie, warum und wo Sie es ändern. Kontovorschläge aus Ihren eigenen Regeln funktionieren weiterhin ohne KI.
Eine bezahlte Shop-Bestellung vor dem Versand stornieren und erstatten
Eine bezahlte WooCommerce-Bestellung, die noch nicht versendet wurde, lässt sich jetzt in einem Schritt im Verkauf stornieren und erstatten: Die Erstattung läuft über den Shop, die Bestellung wird auch dort storniert, die Artikel gehen zurück in den Bestand, und eine Gutschrift erfasst die Erstattung. Eine Erstattung, die Sie in WooCommerce vornehmen, erreicht Ihre Buchhaltung jetzt ebenso.
Zwei-Faktor-Authentifizierung für ausgewählte Rollen verlangen
Wählen Sie in den Sicherheitsrichtlinien die Rollen, die die Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen müssen, und eine Frist für die Einrichtung. Personen in diesen Rollen sehen bis dahin einen Hinweis; danach öffnet sich der Workspace für sie erst, wenn sie ihren Code bestätigen.
Endet ein Tarif, bleibt Ihr Workspace lesbar
Endet eine Testphase oder ein Tarif, wird der Workspace schreibgeschützt statt gesperrt: Sie können weiterhin alles öffnen und exportieren, aber nichts Neues wird erfasst. Das Banner zeigt das Datum, an dem er gelöscht würde, und Erinnerungen kommen 30, 7 und 1 Tag vorher.
Zahlungsläufe über Wise und Revolut
„In Wise vorbereiten“ fügt die Überweisungen eines Laufs jetzt einem einzigen Wise-Sammelauftrag hinzu, den Sie dann in Wise finanzieren; erneutes Vorbereiten fügt keine Überweisung doppelt hinzu. Für Revolut Business wird ein Lauf als Sammelzahlungsdatei exportiert, die Sie in Revolut hochladen, bei Revolut-Tarifen mit Sammelüberweisungen.
Retouren und Versand erreichen Shopify und WooCommerce
Eine Retoure zu einer Shopify- oder WooCommerce-Bestellung wird jetzt auch im Shop erfasst, und „Zahlung auch erstatten“, standardmäßig angehakt, erstattet sie dort. Jede Retoure wird einmal erstattet, und eine von Softbooq gesendete Erstattung wird nicht als zweite Retoure zurückimportiert. Eine versendete WooCommerce-Bestellung erreicht den Shop jetzt mit ihren Sendungsdaten.
Trennen beendet den Zugriff beim Anbieter
Wenn Sie HubSpot, Shopify, Slack, Asana, Trello, einen Bankfeed oder ein Laufwerk in Files trennen, wird der Zugriff von Softbooq jetzt zuerst beim Anbieter entzogen, nicht nur hier. Lehnt ein Anbieter ab, wird nichts gelöscht, und der Bildschirm sagt es Ihnen.
Integrationsschlüssel werden gespeichert und nie wieder angezeigt
API-Schlüssel und E-Mail-Server-Passwörter, die Sie eingeben, werden jetzt so gespeichert, dass nur die Integration sie lesen kann. Bildschirme zeigen, dass ein Schlüssel gespeichert ist, nie den Schlüssel selbst, und das Aktivitätsprotokoll erfasst ihn nie.
Einen Versand rückgängig machen, der nie stattfand
„Versand rückgängig machen“ in der Bestellung storniert, was der Versand gebucht hat, für Ware, die nie das Haus verlassen hat. Der Status der Bestellung folgt dem, was tatsächlich versendet wurde.
Produktfotos laden schneller
Produktfotos werden jetzt als Bilder in zwei Größen gespeichert. Ihr Shop, die Kasse und Produktlisten laden die kleine Größe und öffnen sich dadurch schneller.
Xero-Zahlungen in Fremdwährung mit dem richtigen Wert
Aus Xero übernommene Zahlungen in Fremdwährung wurden mit dem Kurs von Xero in die falsche Richtung umgerechnet, sodass 110 EUR als 121 GBP gebucht werden konnten. Sie werden jetzt mit dem richtigen Wert gebucht.
Gutschriften als E-Rechnung herunterladen
Eine ausgestellte Gutschrift lässt sich jetzt als Peppol-UBL-Gutschrift herunterladen, mit der Umsatzsteuer genau so, wie sie gebucht wurde.
Fremdwährungsbuchungen überall in Ihrer eigenen Währung
Hauptbuch, Journal, Cashflow, Kostenstellenberichte sowie die FEC- und SAF-T-Exporte zählen eine Fremdwährungszeile jetzt mit ihrem Wert in Ihrer Währung und zeigen den ursprünglichen Betrag weiterhin daneben. In BI werden Beträge in verschiedenen Währungen je Währung angezeigt und nie zusammengezählt.
Was Sie gerade getan haben, bleibt auf dem Bildschirm
Bei einer langsamen Verbindung konnte ein Bildschirm nach Ihrer Aktion kurz einen älteren Stand zeigen: eine Nachricht verschwand aus dem Chat mit Jacinta, eine Genehmigung tauchte wieder auf, der Bestand sprang nach einem Verkauf, die Zahl ungelesener Nachrichten kehrte zurück. Diese Bildschirme behalten jetzt immer den neuesten Stand.
Ihr Onlineshop funktioniert so, wie Smartphones es gewohnt sind
Kundinnen und Kunden wischen durch Produktfotos, zoomen mit zwei Fingern und legen Artikel über eine Leiste in den Warenkorb, die immer erreichbar bleibt. Der Cookie-Hinweis ist eine schmale Leiste, die Ihre Produkte nicht mehr verdeckt, und Eingabefelder vergrößern die Seite auf dem iPhone nicht mehr.
Shopify: Bestand, Versand und Erstattungen erreichen Ihren Shop
Softbooq bittet Shopify jetzt um die Berechtigung, Bestände zu aktualisieren, Bestellungen zu versenden und Erstattungen auszulösen. Wenn Ihr Shop schon vorher verbunden war, zeigt die Integrationskachel „Neu verbinden“: Shopify bittet Sie nur, die zusätzlichen Berechtigungen zu bestätigen, und in der Zwischenzeit funktioniert alles weiter.
Jacinta hilft Ihnen, Probleme zu beheben
Im Buchhaltungs-Check, bei nicht abgeglichenen Bankzeilen, Importfehlern, dem Monatsabschluss, hängenden Genehmigungen und Zahlungsläufen drücken Sie „Jacinta fragen“. Sie erklärt das Problem mit Ihren echten Zahlen, zeigt genau, was sich ändern wird, und behebt es mit einem Klick. Bereits Gebuchtes wird nie bearbeitet.
Eine genauere Umsatzsteuer-Voranmeldung, abgeglichen mit Ihrer Buchhaltung
Ausgaben mit einem einzigen Steuersatz zählen jetzt in der Umsatzsteuer-Voranmeldung, teilweise abziehbare Vorsteuer wird mit dem Anteil geltend gemacht, den Sie buchen, und wiederkehrende Ausgaben enthalten die USt. Der Buchhaltungs-Check vergleicht die Voranmeldung jede Nacht mit Ihren USt-Konten, und „Vor der Abgabe“ listet alles auf, was Sie vorher prüfen sollten.
Geben Sie den Belegbetrag ein, die USt wird berechnet
Wenn Sie eine Ausgabe erfassen, geben Sie den Gesamtbetrag des Belegs ein. Nettobetrag und USt werden mit dem richtigen Satz berechnet und bleiben bearbeitbar. „Meine Preise enthalten USt.“ finden Sie jetzt unter Einstellungen, Unternehmen, Steuern & USt.
Belege sind erst fertig, wenn ihre Buchung fertig ist
Gutschriften, Lieferantengutschriften, Zahlungsläufe, freigegebene Lieferantenrechnungen und Onlineshop-Bestellungen werden jetzt im selben Schritt gebucht, der sie abschließt, sodass nichts ohne seine Buchung als erledigt erscheint. Der Buchhaltungs-Check listet alles von vorher auf, mit einer Korrektur.
Sehen Sie, ob Ihre E-Mails angekommen sind
Rechnungen, Angebote und Kundendatensätze zeigen, ob eine E-Mail zugestellt wurde, unzustellbar war oder nicht gesendet wurde, und warum, mit der Lösung daneben. Die E-Mail-Aktivität nennt eine angenommene E-Mail nicht mehr „empfangen“.
Importe lesen Beträge und Daten so, wie Sie sie schreiben
Importierte Beträge wie 45.000,00 und Daten wie 12/01/2026 folgen jetzt dem Format Ihres Arbeitsbereichs, und ein unklares Datum wird markiert statt geraten. Sie können auch eine Liste einfügen, die Jacinta importiert, und Importfehler direkt an Ort und Stelle beheben.
Lernen Sie Jacinta kennen, Ihre Assistentin
Softbooq AI hat jetzt einen Namen: Jacinta. Sie antwortet in klaren Worten, ihr Stern zeigt, wenn sie nachdenkt, und lange Chats können frühere Nachrichten anzeigen.
Hilfe dort, wo Sie anfangen
Leere Listen schlagen einen ersten Schritt vor, Ihre erste Rechnung oder Ihr erster Verkauf wird kurz gefeiert, und wenn etwas schiefgeht, sehen Sie einen ruhigen Satz dazu, was passiert ist und was als Nächstes zu tun ist.
Sie entscheiden, wann der Softbooq-Support hineinsehen darf
Mitarbeitende von Softbooq können Ihre Daten nicht sehen. Wenn Sie Hilfe möchten, kann ein Admin dem Support erlauben, sie zu lesen, aber nie zu ändern, für die Dauer, die Sie wählen, unter Einstellungen bei Recht & Compliance. Sie können den Zugriff jederzeit beenden, und jeder Besuch wird aufgelistet.
HR, Finanzen und Projekte passen auf Ihr Smartphone
Die Verwaltungsseiten in HR, „Abrechenbare Zeit“ und ein geöffnetes Projekt nutzen jetzt Smartphone-Ansichten statt einer zusammengedrückten Desktop-Seite.
Geplante Berichte mit einem kurzen Kommentar
Geplante Berichte enthalten jetzt ein paar Sätze von Jacinta dazu, was sich geändert hat. Die Zahlen werden genau wie bisher berechnet; eine feste Anzahl an Kommentaren ist in Ihrem Tarif enthalten.
Fragen Sie Softbooq AI, wo Sie etwas finden
Fragen Sie „Wo genehmige ich eine Ausgabe?“, und die Antwort kommt mit einer Schaltfläche, die Sie direkt dorthin bringt. Wenn Sie diesen Bildschirm nicht öffnen können, sagt die KI, warum, statt Sie vor eine verschlossene Tür zu schicken.
Kürzere, klarere KI-Antworten
Antworten bringen das Wichtigste zuerst in einem Satz und nutzen dann kurze Listen oder Tabellen. Zahlen und Daten folgen dem Format Ihres Arbeitsbereichs, Tabellen passen auf ein Smartphone, und „Kopieren“ liefert sauberen Text, der sich in eine Tabellenkalkulation einfügen lässt.
Alle Einstellungen durchsuchen
Ein Suchfeld oben in den Einstellungen findet jede Einstellung nach Namen und öffnet direkt ihre Karte. Eine Ansicht „Was jede Rolle darf“ steht neben den Rollen in der Teamverwaltung.
Ein einfacherer Editor für E-Mail-Vorlagen
Bearbeiten Sie Betreff, Überschrift, Nachricht, Details und Schaltfläche einer E-Mail in einfachen Feldern, mit der echten E-Mail daneben in Ihrem Logo und Ihrer Farbe. Jede Standardvorlage öffnet sich ausgefüllt, in Ihrer Sprache, und es funktioniert auch auf dem Smartphone.
US-Umsatzsteuer nach Bundesstaat
Für Arbeitsbereiche mit US-Umsatzsteuer: Legen Sie die Bundesstaaten fest, in denen Sie Steuer erheben, und Rechnungen, Angebote, die Kasse und Ihr Shop berechnen auf jeder Zeile den Satz des jeweiligen Bundesstaats. Ein Bericht nach Bundesstaat auf der Seite der Steuererklärung liefert Ihnen die Zahlen für die Abgabe.
Gehaltsabrechnungen und Lohnsummen erfordern Zugriff auf sensible HR-Daten
Das Lesen von Gehaltsabrechnungen und Summen von Lohnläufen erfordert jetzt die Berechtigung für sensible HR-Daten, genau wie Gehälter. Alle sehen weiterhin ihre eigenen Gehaltsabrechnungen.
Aufgeräumter auf Smartphones und Tablets
Bereichs-Tabs, Kopfzeilen und Karten passen sauber auf jede Smartphone- und Tablet-Breite, Tabellen laufen nicht mehr über den Bildschirmrand, Schalter lassen sich leichter antippen, und jedes Formularfeld ist für Screenreader benannt.
Die Abrechnung zeigt die Währung, in der Sie zahlen
Tarife auf der Abrechnungsseite und bei der Registrierung werden in der Währung angezeigt, die Ihnen beim Bezahlen berechnet wird, und die Abrechnungsseite ist übersetzt.
Ein neues Aussehen für Softbooq AI, und die Einrichtung beginnt damit
Die Assistentin sieht im ERP, in BI und in der AI-App gleich aus und funktioniert gleich, mit Quellen und Aktionen unter jeder Antwort. Ein neuer Arbeitsbereich beginnt mit einem Gespräch mit ihr; die Einrichtung von Hand ist nur einen Tipp entfernt, und Sie können jederzeit wechseln.
Eine Markenfarbe, vorgeschlagen aus Ihrem Logo
Laden Sie Ihr Logo hoch, und wir schlagen daraus eine Farbe vor. Diese eine Farbe wird auf Ihrer öffentlichen Website, Ihren Belegen und den E-Mails verwendet, die Sie versenden.
Jede E-Mail neu gestaltet, mit Ihrem Logo und Ihrer Farbe
Rechnungen, Quittungen, Erinnerungen, Einladungen und Hinweise teilen ein klares Design mit Ihrem Logo und Ihrer Markenfarbe, und sie sehen im Dunkelmodus auf Smartphones sowie in Outlook und Apple Mail richtig aus.
Verbundene Apps bleiben bei einem Ausfall verbunden
Ein kurzer Ausfall oder ein Anfragelimit bei Salesforce, HubSpot, Xero oder einer anderen verbundenen App trennt die Verbindung nicht mehr. Erst wenn der Zugriff wirklich entzogen wird, zeigt die App „Neu verbinden erforderlich“, und Admins erhalten eine E-Mail.
Verträge verlängern sich und erinnern von selbst
Verträge mit automatischer Verlängerung verlängern sich jede Nacht um ihre eigene Laufzeit und holen verpasste Laufzeiten nach, und Sie werden 30, 7 und 1 Tag vor Vertragsende erinnert.
Mindestbestellmengen in Preislisten
Legen Sie pro Preislistenzeile ein Minimum fest. Ihr Shop zeigt es an und hält die Bestellung zurück, bis es erreicht ist, wobei Größen und Farben eines Produkts zusammengezählt werden. Rechnungen, Angebote und die Kasse warnen darunter, und eine Unterschreitung erfordert die Berechtigung zum Überschreiben und einen Grund.
Bestand je Variante einbuchen, abwerten und neu bewerten
Ein Produkt mit Größen oder Farben listet jede Variante mit eigenem Bestand und Preis auf, und jede Variante kann einzeln eingebucht, abgewertet oder neu bewertet werden.
Großhandelspreise vom ersten Tag an
Sagen Sie bei der Einrichtung, dass Sie im Groß- und Einzelhandel verkaufen, und eine Großhandels-Preisliste wird für Sie angelegt. Der Kundenimport hat eine Großhandelsspalte, damit Kunden sofort auf diese Liste kommen.
Eine E-Mail pro Entscheidung über eine Ausgabe
Eine genehmigte, abgelehnte oder zurückgegebene Spesenabrechnung schickt der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter jetzt genau eine E-Mail. Eine zur Überarbeitung zurückgeschickte Abrechnung enthält den Grund.
Richten Sie Ihren Arbeitsbereich im Gespräch mit der Assistentin ein
Beschreiben Sie Ihr Unternehmen, und die Einrichtungsassistentin füllt die Schritte aus, auch was Sie verkaufen. Fügen Sie eine Kunden- oder Produktliste ein und prüfen Sie die Zeilen, bevor sie importiert werden.
Englisch, Deutsch, Französisch und Spanisch, durchgehend
Jeder Bildschirm, die Ländernamen und das Bewerbungsformular in vier Sprachen, und E-Mails an Kunden und Lieferanten in deren Sprache.
Tabellenimporte in Ihrer Sprache
Kunden- und Kontaktdateien mit deutschen, französischen oder spanischen Spalten und Werten werden so importiert, wie sie sind.
Kunden- und Lieferantenlisten bleiben bei jeder Größe schnell
Listen laden seitenweise, Auswahlfelder suchen während der Eingabe, und Wert und Zustand jedes Kunden bleiben aktuell.
Neubewertung von Fremdwährungsguthaben zum Monatsende
Bank-, Kassen- und Stripe-Salden in anderen Währungen werden zum Monatsende neu bewertet, und Stripe-Importe werden in der eigenen Währung jeder Transaktion gebucht.
Jedes Land, jeweils mit seiner Währung
Registrieren Sie sich aus jedem Land, und dessen Währung wird übernommen; wo wir die Steuerregeln nicht kennen, fragen wir nach, statt zu raten.
Lagerverantwortliche verwalten die Inventareinstellungen
Wer das Inventar verwaltet, kann dessen Einstellungen selbst ändern, auch was das Unternehmen verkauft.
KI mit einem Ersatzanbieter
Wenn ein KI-Anbieter ausfällt oder langsam ist, gehen Anfragen an einen zweiten, damit weiter Antworten kommen.
Eine E-Mail, wenn sich ein neues Gerät in Ihrem Konto anmeldet
Bei einem Gerät, das wir noch nicht kennen, erhalten Sie eine E-Mail mit dem Namen des Geräts und, wenn wir es erkennen können, dem Land, mit einem Link, der es abmeldet, falls Sie es nicht waren.
Smartphones melden Sie nicht mehr zufällig ab
Eine App, die aus dem Hintergrund geholt wird, oder ein kurzes Netzwerkproblem beendet Ihre Anmeldung nicht mehr.
Sicherheitseinbehalte auf beiden Seiten
Behalten Sie einen Teil einer Lieferantenrechnung ein, bis die Arbeit abgenommen ist, und geben Sie ihn dann frei, zahlen oder behalten Sie ihn. Einbehalte, die Ihre Kunden bei Ihnen vornehmen, werden genauso verfolgt.
Fertigerzeugnisse tragen ihre Arbeits- und Gemeinkosten
Die Fertigung bewertet, was sie herstellt, mit Material plus Arbeits- und Gemeinkosten, sodass Bestand und Margen die echten Kosten zeigen.
Fremdwährungssalden zum Monatsende neu bewertet
Offene Beträge in anderen Währungen werden automatisch zum Kurs am Monatsende neu bewertet und bei Zahlung storniert.
Wiederkehrender Umsatz, Abwanderung und Kundenwert
Für Abo-Unternehmen: monatlicher und jährlicher wiederkehrender Umsatz, neuer und verlorener Umsatz, Abwanderung und durchschnittlicher Kundenwert, je Währung.
Abwesenheitsarten wissen, was sie sind
Jede Abwesenheitsart ist Urlaub, Krankheit, unbezahlt, Elternzeit oder Sonstiges, egal wie Sie sie nennen. Krankheitsabwesenheit bleibt privat, und unbezahlter Urlaub mindert das Gehalt.
Lange Listen öffnen sich schneller
Listen laden seitenweise und zeigen, wie viele Einträge es gibt, sodass sie schnell bleiben, während Ihr Unternehmen wächst.
Groß- und Einzelhandelspreise, automatisch berechnet
Legen Sie eine Preisliste pro Kunde oder Kundentyp fest, mit Mengenstaffeln wie ab 12 Stück zu einem niedrigeren Preis. Rechnungen, Angebote, die Kasse und Ihr Onlineshop berechnen von selbst den richtigen Preis und zeigen, warum; eine Preisänderung erfordert eine Berechtigung und einen Grund.
Größen, Farben und Bestand je Variante
Geben Sie einem Produkt Varianten wie Größe und Farbe, erfassen Sie Mengen in einem Raster, und jede Variante erhält eigenen Bestand, eigenen Code und eigenen Barcode. Die Kasse fragt nach der Variante, und Ihr Shop zeigt, was vorrätig ist.
Eine Rechnung über Waren bucht sie aus dem Bestand aus
Wenn Sie Waren direkt in Rechnung stellen, wird der Bestand verringert und ihre Kosten werden im selben Schritt gebucht, und eine Gutschrift kann zurückgegebene Waren zu den Kosten wieder einbuchen, mit denen sie ausgebucht wurden.
Der Bestandswert stimmt immer mit der Buchhaltung überein
Anfangsbestand, Bestandskorrekturen und Kostenänderungen werden alle sofort gebucht, und nach Einkaufscharge bewerteter Bestand ist in den Zahlen enthalten.
Ausgestellte Rechnungen sind gesperrt, und Monate werden in zwei Schritten abgeschlossen
Eine Rechnung wird bei der Ausstellung gebucht und mit einer Gutschrift korrigiert. Schließen Sie einen Monat vorläufig oder endgültig ab.
Rückgaben und Erstattungen stimmen mit Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung überein
Rückgaben an der Kasse, Erstattungen aus Shopify und WooCommerce sowie Gutschriften erstatten die USt genau einmal, zum eigenen Satz jeder Zeile, sodass Buchhaltung, Rechnung und Umsatzsteuer-Voranmeldung übereinstimmen.
Jeder Verkauf wird gleich gebucht, egal wo er stattfindet
Kassenverkäufe, Anzahlungen, Onlinebestellungen, Shopify und WooCommerce buchen über einen einzigen Weg, sodass Bestand, Kosten und Umsatz über alle Kanäle übereinstimmen.
Gründe für Krankmeldungen bleiben privat
Nur die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst und Personen, die sensible HR-Daten sehen dürfen, können den Grund in einer Krankmeldung lesen.
Jede Aktion prüft die richtige Berechtigung
Das Ändern von Bestand, Einstellungen, Nummernkreisen, Konten und Abstimmungen erfordert die Berechtigung, die der jeweilige Bildschirm verlangt, und Softbooq AI handelt nur mit den Berechtigungen der Person, die fragt.
Mehr von Softbooq auf Französisch, Deutsch und Spanisch
Finanzen, HR, Reisen, Einstellungen, Berichte, Integrationen und jeder Smartphone-Bildschirm sind übersetzt, und ein neuer Arbeitsbereich startet in seiner eigenen Sprache.
Lieferantenrechnungen und Zahlungen werden genau einmal gebucht
Eine Lieferantenrechnung wird jetzt als eine vollständige Buchung erfasst: Steuer nach Satz aufgeteilt und jede Abweichung vom Preis bei der Lieferung als Preisdifferenz ausgewiesen. Das Bezahlen einer Rechnung, ein Zahlungslauf, eine Vorauszahlung an einen Lieferanten und das Stornieren einer Zahlung werden jeweils einmal gebucht, auch wenn Sie zweimal drücken. Ein Zahlungslauf bucht eine Bankzeile pro Währung, sodass er mit Ihrem Kontoauszug übereinstimmt.
Einen Lieferanten bezahlen, bevor die Rechnung kommt
Erfassen Sie eine Zahlung auf einer Bestellung, für die noch keine Rechnung vorliegt, und sie wird als Vorauszahlung an diesen Lieferanten geführt. Wenn die Rechnung eintrifft, wird die Vorauszahlung automatisch darauf angerechnet, einschließlich Kursdifferenz.
Kundenzahlungen erfassen Skonti, einbehaltene Steuer und Kursdifferenzen
Ein Skonto oder ein ausgebuchter Restbetrag mindert die berechnete Steuer, je Steuersatz. Steuer, die ein Kunde einbehält, wird erfasst. Eine Zahlung in einer anderen Währung bucht den Kursgewinn oder -verlust. Das Stornieren einer Zahlung macht all das rückgängig, fragt nach einem Grund und informiert Ihre Finanzverantwortlichen. Bei der Ist-Versteuerung werden Umsatz und Steuer erfasst, wenn das Geld eingeht.
Eine Rechnung erhält ihre Nummer, wenn Sie sie ausstellen
Entwürfe zeigen noch keine Nummer. Die nächste Nummer im Nummernkreis wird im Moment der Ausstellung vergeben, sodass Ihre Nummerierung keine Lücken durch nie versendete Entwürfe hat.
Ein unbekannter Wechselkurs wird nie als 1 behandelt
Wenn für einen Beleg oder eine Zahlung in einer anderen Währung kein Kurs bekannt ist, wird nicht zum Kurs 1 gebucht: Sie werden nach dem Kurs gefragt. Währungen mit drei Nachkommastellen, etwa der Kuwait-Dinar, behalten jetzt jede Nachkommastelle.
Jede Zahl kommt aus einer Quelle
Umsatz, Verkaufssummen, Forderungen und deren Altersstruktur, Budgets, Projektgewinn, Reisekosten sowie Vertrags- und Fertigungszahlen stammen jetzt aus derselben Berechnung, auf Dashboards, in Berichten, PDFs und in Softbooq AI. Summen stehen in Ihrer Hauswährung zum eigenen Kurs jedes Belegs, mit jeder Währung daneben. Kundenkontoauszüge und PDFs drucken jeden Beleg in seiner eigenen Währung.
Der Bargeldabgleich zeigt jedes Konto
Eine Zeile pro Bank- oder Kassenkonto, in seiner eigenen Währung: der Saldo in Ihrer Buchhaltung, wann zuletzt abgestimmt wurde, und die Buchungen, die noch nicht auf dem Kontoauszug stehen.
Einen gewonnenen oder verlorenen Deal wieder öffnen
Verschieben Sie einen abgeschlossenen Deal zurück in eine offene Phase, und Sie werden nach dem Grund gefragt. Der Grund bleibt im Verlauf des Deals. Angebote, Aufträge und Rechnungen, die aus dem Deal entstanden sind, ändern sich nicht.
Modul-Tabs passen auf Tablets
Auf einem Tablet wandern Tabs, die nicht passen, unter „Mehr“, und weniger wichtige Schaltflächen erscheinen als Symbole, sodass sich nichts überlappt.
Belege und E-Mails erreichen jeden Kunden in seiner Sprache
Rechnungen, Angebote, Gutschriften, Quittungen und Lieferscheine werden in der Sprache des Kunden gedruckt, und auch die zugehörigen E-Mails, einschließlich Zahlungserinnerungen und Quittungen, sind darin geschrieben. Die Sprache eines Kunden ist die in seinem Datensatz, sonst die Ihres Arbeitsbereichs. Beträge und Daten werden immer im Format Ihres Arbeitsbereichs geschrieben. Eine Vorlage, die Sie selbst bearbeitet haben, wird so versendet, wie Sie sie geschrieben haben.
Kunden können eine Rechnung auf ihrer Seite per Überweisung bezahlen
Die Seite, die ein Kunde aus einer Rechnungs-E-Mail öffnet, bot bisher nur Kartenzahlung an und sagte ohne sie nichts Hilfreiches. Jetzt zeigt sie Ihre Bankverbindung und den anzugebenden Verwendungszweck, sodass ein Kunde überall per Überweisung zahlen kann.
Wareneingang direkt am Produkt buchen
Wählen Sie an einem Produkt „Wareneingang buchen“, wählen Sie den Lieferanten und geben Sie Menge und Kosten ein. Das wird als sofort eingegangene Bestellung erfasst, sodass Bestand, Kosten und Buchungen genau dem entsprechen, was ein Wareneingang im Einkauf ergibt. Bestand, den Sie gefunden statt gekauft haben, gehört stattdessen in eine Inventur.
Spesenabrechnungen enthalten USt und erreichen die genehmigende Person
Jeder Beleg in einer Spesenabrechnung hat jetzt einen USt-Satz aus Ihren eigenen Steuercodes, sodass eine Abrechnung die Nettokosten und die abziehbare Vorsteuer getrennt bucht und die USt in Ihre Voranmeldung gelangt. Beim Einreichen einer Abrechnung wird jetzt die Person informiert, die sie genehmigen muss, und sie erscheint bei ihr unter „Wartet auf mich“.
Beim Verbinden einer App kommen ihre Daten sofort herein
Das Verbinden von Xero, HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM, Personio, der Google-Geräteverwaltung oder einer Bank startet jetzt sofort die erste Synchronisierung, statt auf den nächsten geplanten Lauf zu warten, und die Karte sagt das. Die Karte jeder App sagt außerdem, was sie im Modul tut, in dem Sie sich befinden, und wann sie zuletzt synchronisiert hat.
Der Buchhaltungs-Check findet Lieferantenrechnungen, die Waren doppelt gezählt haben
Eine Lieferantenrechnung zu einer Bestellung konnte ihre Waren als Aufwand buchen, nachdem die Waren bereits in den Bestand eingegangen waren. Der Buchhaltungs-Check listet jetzt jede solche Rechnung auf und korrigiert sie, und er steht im Finanz-Dashboard neben den Zahlen, die er prüft.
Kennzahlen passen auf jeden Bildschirm und bleiben eingeklappt, wo Sie sie einklappen
Die Zeile mit Kennzahlen oben auf jedem Bildschirm ist auf einem Tablet jetzt eine Reihe und auf einem Smartphone eine Wischleiste. Klappen Sie sie ein, und sie bleibt für Sie auf jedem Gerät eingeklappt, auf dem Sie sich anmelden.
Kunden bezahlen und laden Rechnungen in ihrem Konto herunter
Ein Kunde, der in seinem Konto bei Ihnen angemeldet ist, kann jetzt eine Rechnung per Karte bezahlen, wenn Sie online Kartenzahlungen annehmen, sie als PDF oder als E-Rechnungsdatei herunterladen und seine Gutschriften, Rückgaben, Ratenpläne und Zahlungserinnerungen sehen. Er kann außerdem erneut bestellen, seine Lieferadressen speichern und seine Pakete verfolgen. Das alte Kundenportal ist jetzt Teil dieses Kontos, und Links zum Portal führen dorthin.
Kunden stellen Supportanfragen aus ihrem Konto
Ein Kunde kann in seinem Konto eine Supportanfrage eröffnen, darauf antworten und sie bewerten, sobald sie gelöst ist. Sie kommt in Ihrem Helpdesk an wie jedes andere Ticket, und eine Antwort auf eine gelöste Anfrage öffnet sie wieder. Während er schreibt, werden passende Artikel aus Ihrem öffentlichen Hilfecenter vorgeschlagen.
Eine Rechnung über die gespeicherte Karte oder Lastschrift eines Kunden einziehen
Kunden können in ihrem Konto eine Karte speichern oder eine Lastschrift einrichten, nachdem sie einen per E-Mail gesendeten Code bestätigt haben. Auf der Rechnung drücken Sie dann „Über gespeicherte Zahlungsart einziehen“, und der noch offene Betrag wird belastet. Nichts wird automatisch abgebucht. Wenn eine Lastschrift fehlschlägt oder zurückgeht, wird die Rechnung wieder geöffnet, und Sie und der Kunde werden informiert.
Erfassen, warum eine Zahlung zu niedrig oder zu hoch ist
Wenn Sie in der Abstimmungs-Workbench eine Bankzahlung mit einer Rechnung verknüpfen und die Beträge abweichen, geben Sie an, was die Differenz ist. Zu viel bezahlt: Die Rechnung ist bezahlt und der Rest wird als Guthaben des Kunden geführt. Zu wenig bezahlt: Lassen Sie sie als Teilzahlung offen oder erfassen Sie die Differenz als Bankgebühr, vom Kunden einbehaltene Steuer, Sicherheitseinbehalt, Skonto (nur angeboten, wenn die Zahlungsbedingungen der Rechnung es erlauben) oder Ausbuchung. Eine Ausbuchung wird nur innerhalb des Limits angeboten, das Sie in den Finanzeinstellungen unter „Geld eingehen“ festlegen, als Betrag und als Prozentsatz der Rechnung; der strengere Wert entscheidet, und sie ist aus, bis Sie beide festlegen.
Zahlungen mit der Rechnungsreferenz werden von selbst erfasst
Schalten Sie es in den Finanzeinstellungen unter „Geld eingehen“ ein. Wenn eine Bankzahlung die RF-Referenz der Rechnung trägt und genau den offenen Betrag der Rechnung in deren Währung zahlt, wird sie auf der Rechnung erfasst, ohne auf Sie zu warten, nach jeder Banksynchronisierung oder jedem Import und einmal pro Nacht. Eine Zahlung wird auf diese Weise nie allein anhand eines Namens, einer IBAN oder eines Betrags erfasst, und nie, wenn sie nur einen Teil einer Rechnung oder mehr als diese zahlt. Standardmäßig aus, und jede so erfasste Zahlung wird im Audit-Log mit der Regel vermerkt, die sie erfasst hat.
Die Kasse nimmt Beträge mit Komma an
Gegebenes Bargeld, der Kartenanteil, der Preis oder Rabatt einer Zeile, das Wechselgeld zu Beginn, Bareinlagen und -entnahmen, das gezählte Bargeld und ein eigenes Trinkgeld akzeptieren jetzt Beträge so, wie Sie sie schreiben. In einem deutschen Arbeitsbereich tippt eine Kassiererin 12,50 und die Kasse liest zwölf Euro fünfzig. Vorher wurde das Komma verworfen, und aus 12,50 wurde 1250. Leere Felder zeigen 0,00 oder 0.00, passend zu Ihrem Format.
Kontoauszüge als CSV von jeder Bank
Die Bankabstimmung liest CSV-Exporte jetzt so, wie Banken sie schreiben: getrennt durch Semikolons, Kommas oder Tabulatoren, mit Kontodaten über den Spaltennamen, Beträgen wie 1.234,56 und Daten wie 01.10.2026. Spalten werden anhand ihrer Namen erkannt, auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch, und Name und IBAN des Zahlers werden für den Abgleich übernommen.
Daten und Beträge folgen dem Format Ihres Arbeitsbereichs
Bildschirme in der gesamten App zeigen Daten und Beträge jetzt im Zahlenformat Ihres Arbeitsbereichs an, für alle darin, statt nach der Browser-Voreinstellung oder Sprache jeder einzelnen Person. Ein deutsches Unternehmen sieht 01.10.2026 und 1.500,00, passend zu seinen Rechnungen. Gehaltsabrechnungen, Berichte und Spesenexporte folgen dem ebenfalls, ebenso die Kasse, BI, Softbooq AI, Files, die Arbeitsbereichsseiten in Accounts und Ihr Shop. Wenn Ihr Arbeitsbereich nie ein Format gewählt hat, nutzt er jetzt das Ihres Landes.
Eine Liste so speichern, wie Sie sie mögen
Richten Sie eine Liste mit der gewünschten Suche, den Filtern, der Sortierung, dem Zeitraum und den Spalten ein und speichern Sie sie unter einem Namen als Ansicht. Behalten Sie sie für sich oder teilen Sie sie mit dem Arbeitsbereich, und machen Sie eine zu Ihrer Standardansicht, damit sich die Liste so öffnet. Verfügbar für Rechnungen, Verkäufe, Aufträge, Produkte, Bestellungen, Kunden, Tickets und Mitarbeitende.
Datensätze kommentieren und denen folgen, die Ihnen wichtig sind
Rechnungen, Lieferantenrechnungen, Deals, Produkte, Tickets und die meisten anderen Datensätze haben jetzt einen Kommentarbereich. Tippen Sie @, um eine Kollegin oder einen Kollegen zu erwähnen, die oder der diesen Datensatz sehen kann, und die Person wird benachrichtigt. Folgen Sie einem Datensatz, um von neuen Kommentaren zu erfahren; wenn Sie kommentieren oder erwähnt werden, folgen Sie ihm automatisch. Softbooq AI kann finden, was in einem Kommentar gesagt wurde, aber nur für Personen, die den Datensatz öffnen können.
Trinkgeld an der Kasse annehmen
Schalten Sie Trinkgeld in den Verkaufseinstellungen ein, wählen Sie drei vorgeschlagene Prozentsätze und entscheiden Sie, ob der Kunde seine Wahl antippt oder die Kassierkraft sie eintippt. Trinkgeld wird getrennt vom Verkauf geführt, sodass sich Umsatz und USt nicht ändern, und jedes Trinkgeld steht der Kassierkraft zu, die den Verkauf gebucht hat. Unter Verkauf > Kassen sehen Sie, was jeder Person zusteht, und jemand mit Finanzrechten kann eine Auszahlung buchen.
Der Buchhaltungs-Check sagt Ihnen, was Sie zuerst beheben sollten
Finanzen hat einen Tab „Buchhaltungs-Check“: ein Satz zum Zustand Ihrer Buchhaltung, dann eine nummerierte Liste von Korrekturen in der Reihenfolge, in der man sie in der Buchhaltung erledigen würde. Jeder Schritt listet die zugrunde liegenden Belege auf, verlinkt, damit Sie sie öffnen können, und Sie können eine ganze Auswahl auf einmal beheben. Jede Nacht prüft er erneut und informiert die Personen mit Finanzrechten über alles Neue. Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Summen- und Saldenliste werden jetzt von der Datenbank berechnet, sodass sie sich schnell öffnen, egal wie viel Historie Sie haben.
Chargen und Verfallsdaten verfolgen und sehen, wer eine Charge gekauft hat
Produkte können beim Wareneingang eine Chargennummer und ein Verfallsdatum erhalten. Jeder Verkauf nimmt die Charge, die am frühesten verfällt und noch gut ist, und Sie können eine abgelaufene Charge ausbuchen. An der Kasse wird abgelaufene Ware entweder gesperrt, bis eine Führungskraft sie freigibt, oder die Kassierkraft muss sie bestätigen, ganz wie Sie es wählen. „Wer hat gekauft“ listet bei jeder Charge die Kunden und Verkäufe auf, an die sie ging, für einen Rückruf. WooCommerce-Bestellungen verringern jetzt auch Ihren Bestand in Softbooq.
Wählen Sie, wie Ihre E-Rechnungen versendet werden, auch über Peppol
Unter Einstellungen > Unternehmen > Steuern & USt gibt es jetzt „E-Rechnungen versenden“. Wo das Gesetz den Weg vorgibt, etwa in Italien oder Polen, bleibt er fest. Andernorts können Sie über Peppol mit Ihrem eigenen Storecove-Konto versenden, und die gesendete Datei ist genau die, die Sie von der Rechnung herunterladen können.
Eine Aufbewahrungssperre für Ihren Arbeitsbereich setzen
Während einer Steuerprüfung, eines Streits oder eines Gerichtsverfahrens kann ein Administrator unter Einstellungen > Recht & Compliance eine rechtliche Aufbewahrungssperre setzen, mit einem Grund. Solange sie aktiv ist, wird im Arbeitsbereich nichts planmäßig gelöscht oder anonymisiert, und der Löschantrag eines Kunden wartet, bis die Sperre aufgehoben ist. Bankzeilen werden jetzt für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufbewahrt und danach anonymisiert.
Audit-Einträge, KI-Quellen und BI-Zeilen öffnen ihren Datensatz
Ein Eintrag im Audit-Log hat „Datensatz öffnen“. Die Quellen unter einer Antwort von Softbooq AI öffnen den Datensatz, aus dem sie stammen. In BI öffnet eine Zeile hinter einer Zahl ihre Rechnung, Lieferantenrechnung, Ausgabe, ihr Produkt oder ihren Deal. Jede prüft zuerst, ob Sie sie sehen dürfen.
Moduleinstellungen zeigen auf einen Blick, was eingestellt ist
Die Einstellungsseite jedes Moduls nutzt jetzt dasselbe Layout. Auf einem breiten Bildschirm listet ein Bereich „Auf diesem Tab“ neben den Einstellungen jeden Abschnitt mit seiner aktuellen Einstellung in klaren Worten auf und weist auf alles hin, was Ihre Aufmerksamkeit braucht. Klicken Sie auf eine Zeile, um dorthin zu springen.
Ihr Logo ist wieder auf jedem PDF
Nach dem Neuladen einer Seite konnten Rechnungen, Angebote, Bestellungen, Gutschriften, Quittungen und Gehaltsabrechnungen ein graues „LOGO“-Feld oder gar kein Logo zeigen. Jeder Beleg holt Ihr Logo jetzt beim Erstellen, sodass es immer erscheint.
Eine Benachrichtigung öffnet das, worum es geht
Ein Tipp auf eine Benachrichtigung zu einer überfälligen Rechnung, einer auf Sie wartenden Lieferantenrechnung oder einem Ticket öffnet jetzt genau diese Rechnung, Lieferantenrechnung oder dieses Ticket, am Computer wie auf dem Smartphone, statt der Liste, in der sie stehen. Deals, Tickets, Lohnläufe, Gutschriften, Bewerber und Fertigungsaufträge öffnen sich auch über einen Link, wo der Link bisher beim richtigen Bildschirm aufhörte und Sie den Datensatz selbst suchen mussten.
Die auf einer Lieferantenrechnung genannten Personen genehmigen sie
Eine Lieferantenrechnung geht jetzt an die Personen, die ihre Genehmigungskette nennt, etwa die Verantwortlichen der Kostenstelle, und sie genehmigen sie, ohne Administrator sein zu müssen. Sobald alle genehmigt haben, bucht jemand mit Finanzrechten sie in die Buchhaltung. Wenn niemand in der Kette das kann, wird für Sie ein Prüfschritt durch die Buchhaltung hinzugefügt, sodass eine genehmigte Rechnung immer gebucht wird.
Ihre Shopkunden haben ein eigenes Konto
Wer in Ihrem Shop kauft, kann sich mit einem per E-Mail gesendeten Code anmelden und seine Bestellungen, Rechnungen, Buchungen und die Dokumente sehen, die Sie mit ihm teilen möchten. Sie können einen Kunden aus seinem Datensatz einladen, und ein Kunde kann die Löschung seiner Daten beantragen, die Sie als Anfrage zur Genehmigung erreicht.
Ihr Team sieht Änderungen, sobald sie passieren
Wenn eine Kollegin oder ein Kollege eine Aufgabe hinzufügt, einen Anruf erfasst oder einen Kontakt aktualisiert, erscheint das jetzt sofort auf Ihrem Bildschirm, ohne Neuladen. Lieferungen werden auf dieselbe Weise aktualisiert.
Führungskräfte mit HR-Rechten können Mitarbeitende anlegen und bearbeiten
Zum Anlegen oder Bearbeiten von Mitarbeitenden braucht es keinen Administrator mehr. Jeder, dessen Rolle die HR-Verwaltung umfasst, kann das tun. Gehälter bleiben nur für die Personen sichtbar, die Vergütungen sehen dürfen.
Tickets, die keine Regel erfasst, gehen an ein Team Ihrer Wahl
Wählen Sie in den IT-Einstellungen ein Standard-Team, und jedes Ticket, das keiner Ihrer Routing-Regeln entspricht, geht an dieses Team, statt ohne Zuständige zu warten. Tickets von Mitarbeitenden außerhalb der IT werden weitergeleitet, und ihre Technikerin oder ihr Techniker wird informiert, auf dem Smartphone wie am Schreibtisch.
Beim Export personenbezogener Daten bestätigen Sie, dass Sie es sind
Das Herunterladen des Datenpakets einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters oder einer vollständigen Kopie Ihres Arbeitsbereichs fragt Sie jetzt zuerst, wer Sie sind, so wie es das Löschen personenbezogener Daten bereits tat. Wenn jemand anderes Ihren geöffneten Laptop vor sich hat, kann er nicht mit einem Klick die personenbezogenen Daten aller mitnehmen.
Ein Gehalt sagt, ob es jährlich oder monatlich ist
Ein Gehalt wurde bisher gespeichert, ohne anzugeben, welchen Zeitraum es abdeckt, und die Lohnabrechnung ging von monatlich aus, sodass ein Jahresgehalt als Monatsgehalt hätte ausgezahlt werden können. Jedes Gehalt trägt jetzt seinen Zeitraum. Ein kurzer Blick auf die Vergütung Ihrer Mitarbeitenden lohnt sich, um zu bestätigen, dass jede stimmt.
Neuladen der Seite hält Sie in Ihrem Arbeitsbereich
Beim Neuladen konnte jemandem, der bereits einen Arbeitsbereich hatte, kurz „Arbeitsbereich einrichten“ angezeigt werden, während seine Arbeitsbereiche noch luden. Jetzt wartet die Seite auf sie, sodass Sie dort landen, wo Sie waren.
September 2026
Every list sorts, filters, and lets you choose its columns
Column headings across the product now sort, and every sortable column can be filtered from the same menu rather than only the one search box at the top. You can hide the columns you do not use, and a table can be worked entirely from the keyboard. This came from moving 153 lists onto one shared table, so a list behaves the same way wherever you meet it instead of depending on when its screen happened to be built.
A client portal, on your own web address
Your clients can sign in at your own address and see the invoices you issued them, the projects you are running for them and their support tickets. The sign-in page carries your name, your logo and your colour rather than ours. They can raise a support ticket from it too, and it arrives in your helpdesk like any other. Signing in is passwordless: an emailed code, or the Google or Microsoft account your client already has.
The assistant answers about people, tickets, stock and your pipeline
Ask how many people are in a department, what tickets are open, what has run low, what is in the pipeline or how a project is tracking, and you get an answer from your own figures instead of a refusal. Every number it gives you came from a tool that actually returned it, so anything it could not source is said to be an estimate rather than presented as your data.
Revenue and gross profit mean one thing everywhere
Revenue had three different definitions in different corners of the product, and gross profit subtracted costs from sales that its own revenue figure had excluded, so the margin could not be reconciled against either number printed beside it. There is now one definition, and the phone and the desktop read it from the same place rather than each working it out separately.
A row that looks clickable now opens something
Eight lists had rows that highlighted when you hovered over them and then did nothing at all. They open the record now. A line on a debtors statement opens the document it came from, so you can see what was actually sold, and on a phone, tapping a customer opens that customer.
One status, one colour
A status could mean different colours on different screens: Refunded was green in one place, red in another and purple in a third, which makes a colour worth nothing at a glance. Every status now takes its colour from one map, so the same word looks the same wherever it appears.
Fix a books problem once, not once per document
Books health would find 24 unposted invoices and then ask you to confirm the repair 24 separate times, which is a repair nobody performs. A problem affecting many documents is now put right in a single action, and you see the full list of what will change before you confirm it.
The finance dashboard opens quickly on a full workspace
Drawing a single sparkline used to read every invoice in the workspace eight times over, in the browser. Those figures are now worked out by the database and fetched once, so the dashboard opens at the same speed on a workspace with years of history as on a new one.
A colleague's private booking shows as busy, not as its contents
When the calendar loads other people's bookings to show you what time is taken, it now asks only for the times. A booking somebody marked private appears as a busy block with no title, customer or notes attached, so you can schedule around it without being shown what it is.
A service you sell credits your services account
A sale of a service posts to the revenue account you nominate for services rather than to the one used for goods, and it applies from a date you choose, so changing the treatment does not quietly rewrite what you have already filed.
Operating leases post every month, in the right shape
The monthly job now posts operating leases as an operating lease should be posted, rather than in the shape used for a finance lease. If you hold both kinds, the two no longer land in the ledger looking alike.
Your customers can sign in and see their own invoices and orders
A customer on a business's public site can enter their email address, receive a code, and sign in to an account page showing the invoices they were issued and the orders they placed. No password to choose or forget. They see only their own records, the code expires in minutes, and revoking someone's access takes effect on their very next click rather than whenever their session happens to end. A business can switch customer sign-in off entirely.
Set your workspace security policy from a phone
MFA enforcement, the inactivity lock, domain-restricted joining and SSO now open on a phone, and they sit in User Management alongside the rest of your access rules. Changing the policy asks you to confirm it is you first, on a phone exactly as on a desktop, so the control that protects every other control is not weaker on the smaller screen.
See every device signed in to your account, and sign one out
Your account lists the devices and apps currently signed in, where each was last used, and lets you end any one of them or every other one at once. Administrators can additionally see the sessions used in their own workspace. Ending a session stops it renewing straight away; a page already open keeps working until its current token expires, which is minutes rather than days.
A quote you send now says when it expires, and that date is enforced
Sending a quote requires an expiry date, and the date now decides what the customer can do: a quote past it can no longer be accepted. Previously the date was printed on the page and governed nothing, so a quote stayed acceptable indefinitely. Accepting is also once only, so a forwarded link cannot accept the same quote twice.
Publish your own help centre
Knowledge-base articles marked Public are readable by anyone on your public site, with no account needed, so you can point customers at your own instructions instead of attaching them to every email. Articles that are not Public stay internal, and both are findable from search inside the app.
Copy a link to almost anything, and it opens where it should
Invoices, contracts, quotes, sales, expenses, leave requests, employees, projects, knowledge-base articles, sales returns and RFQs all carry Copy Link, and the link opens that exact record rather than the module it sits in. A shared link names the workspace it belongs to, so somebody who works in two is not silently taken to the wrong one.
Turning off a notification now turns it off
The per-notification opt-out can be set, and it is read when the notification fires. Until now the preference existed on the screen and nothing consulted it.
Softbooq BI, included with every workspace
A reporting app that answers questions about your own figures. Nine data sets to start from - ledger, sales, purchases, expenses, stock, movements, cash, projects and your deal pipeline - and every figure drills through to the documents behind it, so a total can be taken apart rather than taken on trust. Build a board, print it, share it, or have it emailed on a schedule. BI shows only what a role already permits, so it cannot answer something the ERP would refuse. Beyond the nine, a catalogue opens every table your workspace owns.
Ask BI a question and watch the report change
The assistant does not only reply, it rearranges the screen: ask it to group by a different field and the report regroups, ask for the top ten and the limit changes. It works from the rows already in front of you, so it explains a figure rather than inventing one, and it says plainly when something cannot be done instead of pretending it has done it.
Shoppers can find their own past orders
A customer who has lost their confirmation email can enter their address in your shop and be sent a link to every order they have placed with you. No account and no password: the link is short-lived and goes only to the address that placed the orders. The form never reveals whether an address has ordered before, so it cannot be used to discover who buys from you.
Roles now govern what people can read, enforced by the database
A role that cannot open Finance can no longer be answered finance records by the API or an integration either. Reading the ledger, bank records, invoices, bills and expenses requires the same View permission the role editor already shows, checked by the database rather than by the screen - while what belongs to a person stays theirs: their own expense claims, an invoice they raised, a bill they approve.
Approve a change and the plan updates with it
Raise a change request against a project, and approving it writes the new baseline in the same transaction, so the approved plan and the record of who approved it cannot drift apart. Variance is then measured against the plan that was actually approved rather than the first estimate, which is the difference between a project that legitimately grew and one that overran.
Dated checkpoints, so a slip shows early
Projects carry checkpoints with their own dates. A milestone that passes without being met surfaces while there is still time to do something about it, instead of the slip only becoming visible at the point somebody moves the end date, which is usually too late to be a decision.
A risk register that admits when it is out of date
Record risks against a project with an owner, a likelihood and an impact, and see when each was last reviewed. A register nobody has opened in months says so on its face rather than presenting stale entries as current assessment, which is the failure mode of every risk log kept in a spreadsheet.
See who on the project is already booked elsewhere
A project shows where the people on it are committed to other work over the same dates. The conflict is visible while the assignment is still being made, rather than being discovered later by the person who turns out to have been promised to two places at once.
Budget, spend and commitment across every project
One screen showing, for every project at once, what was budgeted, what has been spent, and what is already committed but not yet invoiced. Commitment is the figure that is normally invisible until it arrives as a bill, by which point it is no longer a number anyone can act on.
WhatsApp that tells you whether it arrived
Send an approved template to a customer, chosen from a list rather than typed from memory, and see what actually became of it - delivered, read, or failed and for what reason. Replies arrive back in the conversation. Consent is checked before the message goes rather than after Meta objects, and opt-in is recorded at the moment it is given, which is the evidence that matters if the account is ever questioned.
Install it as an app
Softbooq, the register, Files, AI and Accounts each install to a home screen or a desktop from a button, instead of depending on someone knowing their browser can do it. An installed app opens on its own launch screen rather than a blank white one, which is the difference between an app and a bookmark.
Pay grades, bands, and a salary history that survives a raise
Define job grades with pay bands and see where a person sits within their band against its midpoint, so “is this person paid correctly” has an answer rather than an opinion. Changing a salary now keeps the one before it: pay history is a record, where it used to be a field that quietly overwrote itself.
Screens update when you save
Saving a record updates the screens that show it. Dozens of views previously held the old figure until you navigated away and returned, so a save that had worked perfectly looked like one that had not - and the natural response to that is to do it again.
Early-payment terms for 7 and 14 days
Payment terms now cover the 7- and 14-day early-settlement windows that are ordinary in Germany and Austria, alongside the 10- and 15-day ones. They are not labels: they compute the due date and the discount deadline, and a payment run shows the discount while it can still be taken.
Your public pages wear your brand
The public portal, storefront and shared documents use your logo and your brand colour rather than ours, so a customer following a link from your invoice arrives somewhere that looks like you.
Count stock at the shelf, approve hours from a phone
A stock count can be entered from a phone in front of the shelf instead of transcribed later, and reporting a loss opens the form it always should have. A manager can approve their team's hours on a phone, not only their leave, so the approval that holds up payroll does not wait for someone to reach a desk.
August 2026
Point of sale prints, and opens the drawer
The register now prints to a receipt printer over ESC/POS and sends the pulse that opens the cash drawer, so a counter with real hardware no longer needs a workaround. Where there is no printer, receipts still go out by native share sheet or a public link.
Cash you can count, in safes and drawers
Money that is not in a bank is now somewhere the books know about. A safe or a drawer holds a balance, and it is verified by counting it rather than by trusting a running total: the count is what the books take as true, and the difference is recorded rather than absorbed. Banking the day's takings is one action that moves the money and writes the entry, instead of a journal somebody has to remember to post.
Bank reconciliation you can prove
A statement file now produces the same rows a live bank feed does, so an account without a feed reconciles exactly like one with it. The tie-out proves the whole reconciliation rather than the matched lines alone: opening balance, what cleared, what is still outstanding, and the closing figure the bank shows.
Budgets over any axis, checked when the money is asked for
A budget can now target a GL account and not only a cost centre, and every axis is managed from one Budgets panel instead of a screen each. Procurement checks the budget when someone raises a requisition, which is while a person can still change their mind, rather than when the bill lands.
Early-payment discounts that are actually taken
A payment run now takes the early-payment discount it advertises, reading the terms off the invoice, and a bill can carry its own terms where a supplier's differ from the default. Fixed-sum Skonto sits alongside percentage terms, which could not be modelled at all before. On the sales side the invoice tells the customer what paying early is worth.
Payment runs: pay part of a bill, and quote the reference that matches
A run can pay part of a bill and leave the rest ageing, instead of all or nothing. Payments quote the supplier's own reference so the money is matched on their side, and the remittance tells the payer what to quote back. Suppliers who collect by direct debit are kept out of runs entirely, so nobody pays them a second time.
A chart of accounts in your language, and books in the law's
Accounts now carry reading translations: the name on screen is the one you think in, while the statutory designation stays on the files the tax office reads. Search finds an account by either. The chart can answer the coding question itself, and coding rules can be set in bulk and arrive seeded, so they work on the first day rather than after a setup session.
The General Ledger has a screen
The General Ledger existed as a service, a drawer and a button that pointed at nothing. It is a screen now: every posting, both sides of it named, filterable by any dimension.
HR: your own record, and approvals that do not hand over HR
An employee's own profile and payslips now live in HR, where people look for them. A manager can approve their team's hours and their leave without being given HR as a whole. Pay has moved off the employee record onto its own table, so the permission around it is a boundary rather than a convention.
Shortcuts you arrange yourself
The shortcuts on your dashboard can be arranged, renamed and removed where you see them, on desktop and on mobile. Every module offers its own tabs to the picker, and the page you are on can be pinned directly, so the row reflects the work you actually do rather than what your job title was assumed to need.
The dashboard answers more before you go looking
Leave can be approved from the widget that already showed it was waiting. Who is away today appears on the screen you already look at. An integration that has quietly stopped syncing now says so, instead of going unnoticed until someone finds the data missing.
A link points at the exact page
Settings hubs, and the Finance, Settings and Reports tabs, now write the open section to the address bar. A link you paste to a colleague opens where you were standing, instead of the module's front page with instructions to click twice.
Party records that fill themselves in
A VAT number can be checked against the EU register, and if you accept the result it fills in the party's registered name and address. An IBAN says which country and bank it belongs to as it is typed. A signed mandate and the agreement a credit limit rests on can be held on the record, a business can trade under one name while being registered under another, and supplier documents can carry an expiry date and warn before they lapse.
Softbooq AI: retention, and a record of what it was used for
Conversations can be given a retention period, set where the rest of the AI policy already lives. The audit record says what the assistant was used for rather than what it answered, which is the part that matters for a review and the part that does not need to store anybody's question.
A role you can hand an auditor
Access can now be granted that ends by itself. An auditor gets a role scoped to what they need to see, with an expiry on it, so the clean-up is not something anyone has to remember.
Collections - work your overdue accounts
A collections worklist under Finance groups every overdue receivable by customer, worst first, and shows what has already been tried: the escalation level reached, when they were last contacted, and how much is outstanding. Accounts the automated reminder schedule has run out of steps for are flagged as needing a decision, so a receivable can no longer quietly stop being chased. Pause reminders on a disputed invoice, record a date a customer has promised to pay, or write the invoice off, all from the same row.
Disputes and promises to pay
Reminders can be paused on a single invoice when a customer disputes it, without sparing them for everything else they owe. Record a promised payment date and chasing stops until it passes, then resumes on its own the next day if the money has not arrived, so a broken promise needs no clean-up. Every pause, resume, and promise is written to the audit trail.
Corrective invoicing
Correcting an issued invoice now raises a credit note and opens a replacement that references the original, on the document itself and as a link between the two. Whether an issued invoice may be edited in place or must be corrected this way follows your country by default, and can be set per workspace under Finance settings.
Juli 2026
Department-Based Access Control
Folders and AI knowledge bases can now be shared with whole departments, not just named people or broad roles. Grant a folder or knowledge base to Finance, Controlling, IT, or any HR department and every member gets access - and it follows your org chart automatically as people join, leave, or transfer, with no per-file upkeep. Each team sees only the knowledge bases assigned to its department.
Confidential Files Stay Out of AI
Files classified Confidential or Restricted are now never surfaced by Softbooq AI, even if they are dropped in a shared folder or reclassified after they were indexed. The rule is enforced at retrieval time, so a document downgraded to Confidential stops appearing in answers immediately, across the general assistant and every scoped knowledge base.
Point of Sale - offline selling and returns
The register keeps selling when the connection drops: sales are queued on the device and replayed in order once it is back, with stock guarded against overselling on the server. Returns are handled at the counter by looking up the original sale and refunding in one tap, posting to a contra-revenue account and putting the goods back into stock. Receipts can be shared without a printer, by native share sheet or a public link.
Pay later, credit limits and reserve-and-collect
Customers can be given a credit limit and sold to on account, with a per-customer override and an audited manager approval when a sale would exceed it. Overdue balances can block new credit automatically. Shoppers can also reserve online and collect in store, with the reservation held against real stock and released automatically if it is not picked up.
VAT returns and multi-currency accounting
Prepare, file, and pay a VAT return from Reports, with the figures drawn from the ledger rather than re-keyed. Foreign-currency invoices and bills now carry both the transaction and base amounts, with realised and unrealised exchange differences posted automatically at period end.
Juni 2026
Document Intelligence - AI that reads your files
Upload PDFs, contracts, and spreadsheets and Softbooq AI reads them. Documents are chunked, embedded, and made semantically searchable, so you can ask questions that are answered directly from your own files. Retrieval is permission-trimmed - the assistant only surfaces documents you are allowed to see - and your files are never used to train the AI models that answer you.
Multi-rate VAT & Accounting Correctness
Invoices can now carry multiple VAT rates across their line items via configurable tax codes, with each rate posting to the correct general-ledger account. This release also hardens the accounting core: accounts-receivable settlement, credit-note posting, and opening-balance carry-over for go-live migrations are all double-entry verified.
AI Privacy Controls
A single workspace toggle now governs whether Softbooq AI can read your business data, and it is honored consistently across every AI surface. Knowledge search is permission-trimmed per user, and an automation master switch gates all autonomous AI actions so nothing runs without explicit opt-in.
Mai 2026
Pipedrive Integration
OAuth bidirectional CRM sync with Pipedrive. Persons sync to/from Customers (email-matched), deals round-trip with your quotes, and a won deal auto-creates an ERP invoice (Draft by default so your approval chain runs; opt in to immediate Sent). Activities and notes sync into the CRM timeline. Real-time webhooks reflect changes in seconds, with a 15-minute catch-up cron. Connect from Settings → Integrations → Pipedrive. Not included in this release: Leads Inbox and deal line-item/product sync (planned), and Pipedrive Projects/Campaigns/Smart Docs (out of scope - Softbooq Projects, email infrastructure, and Contracts are the system of record).
Asana Integration
Two-way sync your Asana projects, tasks, and nested subtasks with Softbooq Projects. BYOK Personal Access Token or OAuth, per-project sync direction (two-way / pull only / push only), bulk-link existing projects or create Softbooq projects from selected Asana projects, webhook for real-time updates, 15-min delta cron, and auto-pause on 3 consecutive failures.
Accounting Integrations - Lexoffice, Sevdesk, Moneybird, Pennylane, Zoho Books
Five accounting platform integrations ship in one batch: Lexoffice, Sevdesk, Moneybird, Pennylane, and Zoho Books, connected via BYOK API key. Each integration pushes outbound invoices and pulls contact records on a configurable schedule. Connect any combination from Settings → Integrations.
Salesforce Integration
Connect Salesforce over OAuth (production or sandbox) with bidirectional sync of contacts, leads, and opportunities. A closed-won opportunity auto-creates an ERP invoice, Draft by default so your approval chain runs. Connect from Settings → Integrations → Salesforce.
Zoho CRM & Projects Integration
Zoho CRM joins the CRM line-up with two-way contact and deal sync and auto-invoicing when a deal is marked Closed Won, while Zoho Projects syncs into Softbooq Projects. Both connect through a single central Zoho OAuth app with multi-data-centre support (EU, US, and more), so there are no API keys to manage.
Project Management Integrations - Jira, Confluence, Linear, Trello
Four issue- and project-tracking tools connect to Softbooq Projects in one batch. Jira and Confluence bring enterprise issue and document sync, Linear adds OAuth 2.0 issue sync, and Trello connects via personal token with full board and card mapping. Each supports per-project sync direction and real-time updates.
PDF E-Signing + Factur-X
Contracts and invoices can now be sent for electronic signature via a unique public verification link - no recipient account required. Signatories sign in-browser; the completed document is stored against the original record. Invoices also export in Factur-X (ZUGFeRD) format, embedding structured XML in the PDF for automated processing by accounting software.
Leave Accrual
Automated leave balance accrual in the HR module. Policies define accrual rate (days per period), carry-over cap, and reset date. Balances update on the configured schedule and feed directly into the leave request approval flow.
Full Internationalisation - German, French, Spanish
The entire platform (ERP, Accounts, Files, marketing site) is now fully translated into German, French, and Spanish. Zero missing keys across all four languages. Language is detected from browser preference and can be overridden per-user from account settings.
Payment Terms
Payment terms (Net 30, Net 60, Due on Receipt, custom) can now be set at the invoice level and defaulted per customer in CRM. Due dates calculate automatically and feed the Accounts Receivable ageing report.
Microsoft Planner - Multi-tenant Hardening
All 7 Planner edge functions migrated to the canonical resolveTenantContext pattern. Fixes a latent bug where members of multiple tenants could trigger cross-tenant Planner reads/writes when using the tenant switcher. CI tripwire now enforces this pattern for every new tenant-scoped edge function.
April 2026
Softbooq AI - Standalone App
Softbooq AI is now its own surface at ai.softbooq.com - a dedicated workspace for the conversational assistant with its own Wallet, Top-up, Actions, and Admin Usage views. Same single sign-on, same tenant data.
Operator Console
console.softbooq.com - internal operator surface for managing tenants, AI credits, and platform admins. Code-complete with full RLS, deployed against the same shared identity layer.
Custom Domain - db.softbooq.com
Supabase backend now lives at db.softbooq.com via Supabase Custom Domains. Edge functions, Auth, and Storage all consolidated under one branded URL. Original supabase.co URL still resolves via CNAME alias for zero-downtime migration.
Softbooq Files
Unified cloud file manager for Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox, and Box - available as a progressive web app on desktop, tablet, and mobile. Multi-tab browser interface, native folder navigation, resizable sidebar, and per-user connector management backed by Supabase.
AI Data Context (RAG)
Softbooq AI now retrieves and reasons over your real business data - invoices, contracts, employees, projects, and stock. Answers are grounded in your tenant's records, not just general knowledge.
AI Credit Economics - Bankruptcy-Proofed
Token-based settlement replaces the flat 1-credit-per-chat model. Per-request hard caps (10 normal / 3 trial), tool-round and output-token limits, mid-loop abort with refund, and a CI guard preventing rogue Anthropic SDK imports outside the ai-chat function.
Multi-Tenant Isolation Hardening
27 edge functions migrated to a shared resolveTenantContext + assert_tenant_admin_of pattern. Every privileged path now performs tenant ownership checks before any DB write.
Mobile Settings - Full UX Overhaul
All 8 Settings tabs now have purpose-built mobile variants. Banking (Stripe connect inline), Notifications (toggle groups), Preferences (native selects), Org Security (policy drill-ins), Legal & Compliance (textarea editing), and Email Templates (read-only with desktop notice) were each rebuilt for 375 px viewports with 44 px minimum touch targets.
CRM Pipeline Overhaul
CRM module rebuilt on Supabase with a Kanban pipeline view, deal stage automation, and bidirectional HubSpot contact sync. Contact records now aggregate invoice history, open quotes, and linked projects in a single timeline. Pipeline activity is logged to the platform-wide audit trail.
JWT Role Claim Collision
Fixed Supabase auth hook overwriting the PostgREST-reserved `role` claim. Custom role is now written as `userRole` so RLS policies and PostgREST role resolution work correctly side-by-side.
März 2026
Backend Migration - Firebase to Supabase
The entire data layer migrated from Firebase Firestore to Supabase (PostgreSQL + Row Level Security). 190+ migrations applied to production. All authentication, storage, real-time subscriptions, scheduled jobs (pg_cron), and edge functions now run on the Supabase stack under the custom domain db.softbooq.com. Firebase is fully decommissioned.
HubSpot Integration
OAuth-based bidirectional contact sync with HubSpot CRM. Nightly cron keeps both sides aligned. CRM contact rows show a HubSpot badge when linked. Settings → Integrations → HubSpot for one-click connect.
Reorder Radar - AI Reorder Engine
Predictive stock depletion across all warehouses with AI-narrated recommendations. Nightly forecast cron, on-demand Gemini explanations per item, and a one-click "Create PO" path straight into Procurement.
Per-Order Profitability
New Profitability tab in Reports with 6 KPIs (gross margin, net margin, fulfilment cost, refund impact, channel mix, top/bottom orders) and a virtualised per-order table. Auto-COGS trigger backfills cost on every sale.
Payment Runs
Batch outbound payments via bank file export (SEPA, BACS, ACH). Create a run, select invoices or payroll entries, export a signed bank file, and mark the run as executed. Full audit trail per run.
Wise & Revolut BYOK Integration
Bring your own Wise and Revolut API keys to send outbound payments directly from the ERP. Keys stored in Supabase Vault. Integrated into Settings → Payments with live balance and transfer history.
Email Infrastructure Rewrite
Support for Brevo, SendGrid, Microsoft 365, and Custom SMTP (including Google Workspace). M365 OAuth fixed with the admin-consent flow. Tenant mapper fully rewritten to eliminate cross-tenant routing errors.
HR Module - Attendance & Payroll Fixes
Resolved recharts rendering crash on the Attendance dashboard. ClockInOutWidget now reflects live clock-in state. Grant Access flow patched for edge cases where the employee row was missing a linked user.
Februar 2026
Xero Integration
OAuth-based connection to Xero for accountants. Contact sync and ERP-to-Xero invoice push, fully automated. Reconciliation links Xero invoice IDs back to the source ERP record.
WooCommerce Integration
Self-hosted WordPress storefronts now sync via Consumer Key - no OAuth required. Full feature parity with Shopify: products, orders, inventory push, refund and fulfilment webhooks.
Auto-Reconciliation Engine
Three-pass bank statement matcher (HIGH / MEDIUM / LOW confidence) with a Reconciliation Workbench in Reports. Nightly pg_cron run keeps unmatched lines fresh. Manual override audited per match.
Multi-Channel Inventory & Performance
sales_channels table unifies Shopify, WooCommerce, POS, and direct sales as first-class channels. New Channels tab in Settings and a Channel Performance report in Reports - see revenue, margin, and fulfilment time by source.
E2E Test Suite
196 end-to-end tests across the ERP, Accounts hub, and Files app using Playwright. Covers critical flows: authentication, invoicing, contracts, HR payroll, client portal, and storefront checkout.
Bundle Performance
Main JS bundle reduced from 539 kB to 350 kB (gzip). All 20 top-level modules moved to lazyWithRetry(). AuthenticatedApp extracted as a lazy chunk. Vendor-react chunk isolated to prevent cache invalidation on every deploy.
Security Audit - Phase 1 & 2
P0 fixes: Stripe webhook signature validation, auth session hardening, and row-level security policies across all tenant tables. P1 fixes: client portal token scoping, Edge Function JWT enforcement, and admin panel access controls.
Januar 2026
Shopify Integration
OAuth flow, real-time webhooks (orders, fulfilments, refunds, inventory), two-way stock sync, fulfilment and refund push to Shopify, plus an outbound inventory queue with a 2-minute reconciliation cron. Date-range and per-entity import selection in the Integrations UI.
Quotes
New Quotes tab in Sales - draft, send, and convert quotes into invoices in one click. Email templates, e-sign acceptance, and full audit trail.
Admin Portal
Internal super-admin dashboard for managing tenants, subscriptions, feature flags, and billing. Includes Stripe customer lookup, plan overrides, usage metrics, and audit log viewer.
Booking Hub - Travelpayouts Integration
Built-in travel booking powered by the Travelpayouts API. Search flights, hotels, and car rentals within the ERP. Bookings linked to expense records and employee profiles.
Manufacturing Module
Bill of materials, production orders, work-centre scheduling, and yield tracking. Integrates with Inventory for real-time stock deduction on production completion.