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Política de privacidad
Última actualización: octubre de 2026
Everbright & Co. ("Softbooq", "nosotros" o "nuestro"), con sede en Alemania, Unión Europea, se compromete a proteger sus datos personales de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD) y las leyes de protección de datos aplicables. Esta política explica qué datos recopilamos, por qué, cómo se procesan y cuáles son sus derechos.
1. Quién es responsable de sus datos
Softbooq lo presta Cypran Akubude, que opera como Everbright & Co., c/o Postflex #10549, Emsdettener Str. 10, 48268 Greven, Alemania. Correo electrónico: info@softbooq.com. Somos responsables del tratamiento de los datos personales que utilizamos para el funcionamiento de Softbooq en sí: su cuenta de Softbooq y la forma en que inicia sesión, la facturación, la asistencia que nos solicita, nuestros sitios web y los correos que le enviamos sobre su cuenta. Para los datos que una empresa guarda en su espacio de trabajo de Softbooq, incluidos los datos personales de sus empleados, clientes y proveedores, la responsable del tratamiento es esa empresa. Tratamos esos datos por cuenta de ella, como encargado del tratamiento, conforme al acuerdo de tratamiento de datos incluido en nuestros Términos de servicio (sección 10). Si usted es empleado, cliente o proveedor de una empresa que utiliza Softbooq, póngase primero en contacto con esa empresa en relación con sus datos. Le ayudaremos a responderle.
2. Datos que recopilamos
Recopilamos y tratamos las siguientes categorías de datos: Datos de cuenta e identidad: nombre, correo electrónico profesional, nombre de la organización, país y credenciales del espacio de trabajo. Datos de empleados y RR. HH. (plan Pro): nombre completo, datos de contacto, puesto de trabajo, tipo de empleo, salario y remuneración, datos de cuenta bancaria (IBAN, códigos de entidad) para nóminas, contactos de emergencia, registros de asistencia y de fichaje de entrada/salida, solicitudes de permisos, nóminas, deducciones, bonificaciones e historial de procesos de nómina. Datos de clientes y contactos: nombres de clientes, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, direcciones postales y datos de empresa introducidos por usted o sincronizados desde plataformas CRM conectadas (HubSpot). Datos financieros y de transacciones: importes de facturas, estado de pago, pedidos de compra, registros de gastos, datos de proveedores, datos de conexión bancaria (a través de open banking), registros de procesos de pago y asientos contables sincronizados con las plataformas de contabilidad que conecte (véase la sección 5). Datos de comercio electrónico: pedidos, productos, niveles de inventario y registros de clientes sincronizados desde tiendas en línea conectadas (Shopify, WooCommerce), y los pedidos realizados en la tienda en línea propia de una empresa en Softbooq, incluida una ubicación de entrega cuando el comprador decide compartirla (véase la sección 11). Datos de proyectos y tareas: nombres de proyectos, asignaciones de tareas, fechas de vencimiento y actualizaciones de estado sincronizados con las herramientas de gestión de proyectos que conecte (véase la sección 5). Datos de TI y dispositivos: nombres de dispositivos gestionados, números de serie, estado de cumplimiento e información de usuario asignado introducidos por usted. Datos contractuales y legales: partes contractuales, fechas, importes, condiciones de pago y contenido de documentos. Datos de viajes: destinos de viaje, fechas, alojamiento, reclamaciones de dietas e informes de gastos. Datos de documentos y archivos: imágenes y contenido de documentos que envía para su procesamiento por IA (recibos, facturas, contratos, documentos de identidad, tarjetas de visita, currículums); nombres de archivos y metadatos de cuentas de almacenamiento en la nube conectadas. Datos de uso: páginas visitadas, uso de funciones, registros de errores y metadatos de sesión utilizados para mantener y mejorar la plataforma.
3. Base legal del tratamiento
Tratamos sus datos personales sobre las siguientes bases legales conforme al artículo 6 del RGPD: Ejecución de un contrato (art. 6.1.b): para proporcionar, operar y mantener el servicio de Softbooq que usted ha contratado. Intereses legítimos (art. 6.1.f): para garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir el fraude y mejorar el servicio. Obligación legal (art. 6.1.c): cuando lo exija la legislación alemana, de la UE u otra legislación aplicable. Consentimiento (art. 6.1.a): cuando usted lo otorgue expresamente, como al habilitar integraciones opcionales. Para categorías especiales de datos (p. ej., cuando los datos salariales se cruzan con deducciones relacionadas con la salud), el tratamiento se basa en el consentimiento explícito o en la medida necesaria para obligaciones del derecho laboral conforme al art. 9.2.b.
4. Tratamiento mediante IA y aprendizaje automático
Las funciones de IA de Softbooq se basan en los siguientes servicios de grandes modelos de lenguaje: Anthropic Claude (Anthropic PBC, EE. UU.): el asistente de IA de Softbooq (conversaciones en ambos niveles de chat, preguntas financieras y de inteligencia de negocio, informes semanales, resúmenes de documentos y acciones dentro de la plataforma), lectura de documentos (OCR y extracción de datos de recibos, facturas, gastos, arrendamientos y otros archivos), acciones de redacción integradas, pasos de automatización y el asistente de configuración. Datos transmitidos: Sus preguntas y el historial de la conversación, resúmenes de los registros del espacio de trabajo relevantes para la pregunta (por ejemplo, facturas, contratos, perfiles de empleados, proyectos) y las imágenes y el texto de los documentos que envía o pide al asistente que analice (recibos, facturas, contratos, fotos de gastos, documentos de identidad, tarjetas de visita, currículos). Lo que conserva el proveedor: Anthropic elimina las solicitudes y respuestas en un plazo de 30 días. Si sus sistemas automáticos de seguridad marcan una solicitud conforme a su política de uso, puede conservar esa solicitud hasta 2 años y las puntuaciones de seguridad hasta 7 años, y conserva los datos más tiempo cuando la ley lo exige. No los utiliza para entrenar sus modelos sin el permiso expreso del cliente. Google Gemini (Google LLC, EE. UU.): embeddings de búsqueda (conversión del texto de registros y documentos en vectores de búsqueda) y un modelo de respaldo para el nivel de chat rápido, las acciones de redacción integradas, los pasos de automatización, el asistente de configuración y las tarifas de viaje, que solo se usa cuando Anthropic no responde. Datos transmitidos: Texto de registros y documentos enviado para la indexación de búsqueda; y, solo cuando sustituye a Anthropic, los mensajes y el contexto de registros de esa única solicitud. Las imágenes de documentos no se envían a Google. Lo que conserva el proveedor: Google conserva las solicitudes y respuestas de su API de Gemini de pago durante 55 días, únicamente para detectar e impedir infracciones de su política de usos prohibidos y para las comunicaciones exigidas por la ley; empleados autorizados de Google pueden revisarlas con ese fin. Google no las utiliza para mejorar sus productos y no entrena con estos registros ningún modelo salvo los sistemas que hacen cumplir sus políticas. Divulgaciones importantes: - Softbooq no utiliza sus datos empresariales para entrenar modelos de IA - Anthropic trata los datos conforme a sus Condiciones de Servicio de API y, de forma predeterminada, no utiliza las entradas/salidas de la API para entrenar sus modelos - Google trata los datos conforme a las Condiciones de Servicio de API de Google; de forma predeterminada, Google no utiliza las entradas/salidas de la API para entrenar sus modelos - Las respuestas generadas por IA pueden contener errores y deben revisarse antes de actuar en consecuencia - Puede desactivar las funciones de IA en cualquier momento en Configuración > Softbooq AI - Existen Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) con Anthropic PBC y Google LLC para las transferencias internacionales de datos Los datos transmitidos a los proveedores de IA se utilizan para generar respuestas a sus consultas. Arriba se indica cuánto tiempo los conserva cada proveedor y por qué.
5. Subencargados del tratamiento (terceros)
Utilizamos los siguientes servicios de terceros para operar la plataforma. Cada uno actúa como subencargado del tratamiento de datos personales conforme a su propia política de privacidad y a un acuerdo de tratamiento de datos con Softbooq. Subencargados principales (utilizados en cada espacio de trabajo): - Supabase (Supabase Inc., AWS eu-central-1, Fráncfort, Alemania): autenticación, base de datos, almacenamiento de archivos y funciones sin servidor. - Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, EE. UU. / UE): facturación de suscripciones y procesamiento de pagos, incluidos los pagos de Stripe Connect; los datos de la tarjeta se introducen en Stripe y nunca se almacenan en los servidores de Softbooq. - Brevo (Sendinblue SAS, UE): entrega de correo electrónico transaccional. - Cloudflare (Cloudflare Inc., red perimetral global; copias de seguridad en la UE): alojamiento de la aplicación y entrega de contenidos (Cloudflare Pages y Workers), y almacenamiento de copias de seguridad cifradas (R2). - GitHub Actions (GitHub, Inc., EE. UU.): ejecución de las tareas de copia de seguridad nocturnas y semanales, que cifran las copias antes de almacenarlas. - Anthropic Claude (Anthropic PBC, EE. UU.): el asistente de IA de Softbooq (conversaciones en ambos niveles de chat, preguntas financieras y de inteligencia de negocio, informes semanales, resúmenes de documentos y acciones dentro de la plataforma), lectura de documentos (OCR y extracción de datos de recibos, facturas, gastos, arrendamientos y otros archivos), acciones de redacción integradas, pasos de automatización y el asistente de configuración. - Google Gemini (Google LLC, EE. UU.): embeddings de búsqueda (conversión del texto de registros y documentos en vectores de búsqueda) y un modelo de respaldo para el nivel de chat rápido, las acciones de redacción integradas, los pasos de automatización, el asistente de configuración y las tarifas de viaje, que solo se usa cuando Anthropic no responde. Servicios que conecte (opcional): Cuando un administrador de su espacio de trabajo conecta otro servicio, como una herramienta de contabilidad, un almacenamiento en la nube o una tienda en línea, Softbooq le envía los datos personales necesarios para aquello para lo que lo conectó, y nada antes de que esté conectado. Cada servicio que un espacio de trabajo puede conectar, la empresa que lo gestiona, su país y lo que recibe figuran en la página Servicios de terceros, en softbooq.com/third-party-services, que cambia cuando se añade o se retira un servicio. Su propio servidor SMTP, si configura uno para enviar correo electrónico, lo configura su administrador y está sujeto a las condiciones de ese proveedor. Protección contra bots: - Cloudflare Turnstile (Cloudflare Inc.): protección contra bots en los formularios de inicio de sesión mediante cookies estrictamente necesarias. Sin seguimiento entre sitios.
6. Almacenamiento de datos e infraestructura
Sus datos se almacenan y procesan en AWS Europa (Fráncfort, eu-central-1). Toda la infraestructura de base de datos, autenticación y sin servidor está alojada dentro de la UE. Las credenciales de API y los secretos se almacenan cifrados en reposo, en tablas de base de datos que solo pueden leer los servidores de Softbooq. No transferimos sus datos personales fuera del Espacio Económico Europeo sin las garantías adecuadas. Existen Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) con proveedores ubicados fuera del EEE, incluidos Anthropic PBC (EE. UU.), Google LLC (EE. UU.) y GitHub, Inc. (EE. UU.). Un servicio que usted conecte aplica sus propias garantías para las transferencias; su país figura en la página Servicios de terceros.
7. Conservación de datos
Conservamos sus datos mientras su cuenta esté activa o según sea necesario para prestar el servicio. Si elimina su cuenta personal de Softbooq, sus datos personales se eliminan o se anonimizan en un plazo de 30 días, salvo lo que la ley nos exija conservar. Si una prueba gratuita termina sin que se haya elegido un plan, el espacio de trabajo pasa a ser de solo lectura: todo su contenido puede seguir consultándose y exportándose, y se cancela 14 días después. Un espacio de trabajo cancelado, o cerrado, se elimina definitivamente 90 días después de su cancelación o cierre, salvo que un documento que contenga esté sujeto a conservación legal (legal hold); hasta entonces puede reabrirse. Enviamos un correo a los administradores del espacio de trabajo 30, 7 y 1 día antes de su eliminación. Las copias de seguridad cifradas, conservadas en la UE, pueden contener datos eliminados durante un máximo de 14 semanas más antes de que se eliminen de ellas. Las conversaciones con la IA, en el asistente de Softbooq y en la aplicación Softbooq AI, se eliminan cuando no se han utilizado durante el periodo que el espacio de trabajo eligió en Configuración > Softbooq AI: 24 meses, salvo que un administrador elija 6, 12 o 36 meses, o conservarlas sin límite de tiempo. No se elimina ninguna mientras el espacio de trabajo esté sujeto a conservación legal (legal hold). Los documentos generados en una conversación se eliminan con ella; el registro de las acciones que realizó el asistente se conserva. Una empresa que utiliza Softbooq es responsable de conservar los registros que la ley le obliga a conservar, como su contabilidad conforme al derecho mercantil alemán (§ 257 HGB), y debe exportarlos antes de que se elimine su espacio de trabajo. Conservamos nuestros propios registros de facturación durante el tiempo que nos exija la ley. Puede solicitar una exportación de sus datos en cualquier momento antes de la eliminación escribiendo a info@softbooq.com.
8. Sus derechos (RGPD)
En virtud del RGPD, usted tiene los siguientes derechos: Derecho de acceso (art. 15): solicitar una copia de sus datos personales. Derecho de rectificación (art. 16): corregir datos inexactos o incompletos. Derecho de supresión (art. 17): solicitar la eliminación de sus datos ('derecho al olvido'). Derecho a la limitación (art. 18): restringir cómo tratamos sus datos. Derecho a la portabilidad de los datos (art. 20): recibir sus datos en un formato estructurado y legible por máquina. Derecho de oposición (art. 21): oponerse al tratamiento basado en intereses legítimos. Derecho a retirar el consentimiento (art. 7): cuando el tratamiento se base en el consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento. Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en info@softbooq.com. Responderemos sin dilación indebida y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de su solicitud (art. 12, apartado 3, del RGPD).
9. Notificación de violaciones de datos
En caso de una violación de la seguridad de los datos personales, Softbooq: - Notificará a la autoridad de control competente (para nosotros: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit; o la autoridad del Estado miembro de la UE afectado) en un plazo de 72 horas desde que tenga conocimiento de la violación, cuando sea probable que esta entrañe un riesgo para sus derechos y libertades (art. 33 del RGPD). - Notificará a los usuarios afectados sin dilación indebida cuando sea probable que la violación entrañe un alto riesgo para sus derechos y libertades (art. 34 del RGPD). - Mantendrá un registro interno de todas las violaciones de datos, incluidas aquellas que no alcancen el umbral de notificación. Las notificaciones se enviarán a la dirección de correo electrónico principal de la cuenta registrada.
11. Cuentas de cliente, ubicaciones de entrega y portal de proveedores
Una empresa que utiliza Softbooq puede permitir que sus clientes inicien sesión en una cuenta de cliente en su sitio público, y puede dar a sus proveedores un enlace personal a un portal de proveedores. Cuentas de cliente. Un cliente inicia sesión con su dirección de correo electrónico y un código de seis dígitos que le enviamos por correo. El código funciona una sola vez y deja de ser válido a los 10 minutos. Un cliente puede iniciar sesión cuando su dirección de correo figura en la ficha que la empresa lleva de él, salvo que la empresa lo haya desactivado, o cuando la empresa lo invita. Conservamos la dirección de correo del cliente, las fichas de cliente de la empresa con las que está vinculado y un registro de lo que hace en la cuenta, como descargar una factura, iniciar un pago o abrir una solicitud de soporte, con la dirección IP en algunas de esas acciones. Una sesión iniciada dura una hora y solo se guarda en la pestaña del navegador del cliente. En la cuenta, el cliente ve las facturas, pedidos, presupuestos, contratos, reservas y demás registros que la empresa lleva para él, así como los archivos que la empresa decida compartir. Los pagos, las tarjetas guardadas y los mandatos de domiciliación los gestiona Stripe, en la propia cuenta de Stripe de la empresa; solo conservamos la referencia de Stripe y, en el caso de un mandato, los cuatro últimos dígitos de la cuenta. Los correos de inicio de sesión se envían a través del proveedor de correo que la empresa haya elegido o de nuestro proveedor predeterminado. Ubicación de entrega. Al finalizar la compra en la tienda en línea de una empresa, un comprador cuyo pedido se entrega puede indicar exactamente dónde entregarlo: eligiendo "Usar mi ubicación actual", tras lo cual su navegador le pide permiso, o pegando un enlace de Google Maps o un Plus Code. Guardamos ese punto del mapa con el pedido, con la precisión que indicó el teléfono, y lo facilitamos a la empresa y a la persona que entrega el pedido. Solo se recoge cuando el comprador realiza una de estas acciones, nunca en segundo plano, y solo se usa para entregar el pedido. Un cliente también puede añadir un punto a una dirección de entrega guardada en su cuenta de cliente, para sus entregas posteriores. Si la empresa o la persona que entrega abre el punto en una aplicación de mapas como Google Maps o Waze, el proveedor de esa aplicación lo recibe conforme a su propia política de privacidad. Portal de proveedores. Una empresa puede enviar a un proveedor un enlace personal, válido durante el plazo que la empresa elija (hasta 90 días) y revocable en cualquier momento. Solo conservamos una huella del enlace, no el enlace en sí. A través de él, el proveedor ve sus pedidos de compra abiertos, las solicitudes de presupuesto a las que está invitado y el estado de pago de sus pedidos, y puede confirmar un pedido e indicar el avance de la entrega. Conservamos cuándo se usó el enlace por última vez, así como las confirmaciones y actualizaciones del proveedor. Quién es responsable. Para las cuentas de cliente, las ubicaciones de entrega y el portal de proveedores, la empresa es la responsable del tratamiento, y Softbooq trata estos datos por cuenta de ella como encargado del tratamiento (véase la sección 1). Corresponde a la empresa contar con una base jurídica para conceder este acceso e informar a sus clientes y proveedores de cómo se usan sus datos. Cualquier persona a quien la empresa permita gestionar clientes puede retirar el acceso de un cliente en cualquier momento; el acceso termina de inmediato y la persona solo puede volver si se la invita de nuevo. Un cliente puede descargar sus datos desde la cuenta y solicitar su supresión; la solicitud se dirige a la empresa, que decide sobre ella. Softbooq no es parte de la relación entre una empresa y sus clientes o proveedores. Cuánto tiempo los conservamos. Los correos de inicio de sesión se eliminan al día siguiente de su envío. Los registros de limitación de solicitudes, que pueden contener una dirección de correo o IP, se eliminan en un plazo de dos días. Un enlace de proveedor se elimina 30 días después de que caduque o se revoque. Cuando una empresa aprueba la solicitud de supresión de un cliente, su nombre y datos de contacto se eliminan de sus registros, las direcciones IP se borran de su registro de actividad y su acceso de inicio de sesión se elimina, salvo que siga vinculado a otra empresa en Softbooq. Una ubicación de entrega se conserva con su pedido y su entrega mientras la empresa los conserve, y un punto guardado con una dirección hasta que el cliente cambie o elimine esa dirección. Cuando se elimina un espacio de trabajo, todo lo anterior que le pertenece se elimina con él, incluidos los accesos de los clientes que solo estaban vinculados a esa empresa. Una empresa sujeta a conservación legal (legal hold) mantiene sus registros hasta que se levante la medida.
12. Sus responsabilidades
Cuando conecta servicios de terceros a Softbooq -como proveedores de pago (Wise, Revolut), almacenamiento en la nube, plataformas de contabilidad, CRM, herramientas de gestión de proyectos o proveedores de correo electrónico- usted es responsable de: - Garantizar que tiene autoridad para conectar dichas cuentas a Softbooq - La seguridad de las credenciales de API, los tokens de acceso y las contraseñas que proporcione - Cualquier transacción, acceso a datos o coste incurrido a través de esas cuentas conectadas - Cumplir las condiciones de servicio de dichos proveedores externos - Cuando conecte servicios que traten datos personales de terceros (p. ej., registros de clientes de Shopify, contactos de HubSpot), garantizar que dispone de una base legal conforme al RGPD para ese tratamiento de datos Softbooq actúa como un canal al acceder a las cuentas de terceros conectadas. Al desconectar un servicio en Softbooq, Softbooq deja de usarlo. Cuando el proveedor lo permite, también se retira el acceso de Softbooq en el proveedor; en caso contrario, retire además el acceso de Softbooq en la configuración del propio proveedor.
13. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando. Le notificaremos los cambios sustanciales por correo electrónico o mediante una notificación en la aplicación. Su uso continuado de la plataforma tras dicha notificación constituye la aceptación de la política actualizada.
14. Contacto y reclamaciones
Para preguntas relacionadas con la privacidad o para ejercer sus derechos sobre los datos, contáctenos en info@softbooq.com. Si considera que se han vulnerado sus derechos, tiene derecho a presentar una reclamación ante su autoridad nacional de protección de datos. La autoridad de control competente respecto de nosotros es: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), Wilhelmstraße 7, 65185 Wiesbaden, Alemania, https://datenschutz.hessen.de.