SoftbooqPolitiques et attestation
Softbooq ProLa preuve que chacun a lu la politique, et quelle version il a lue.
Publiez une politique, recueillez une attestation par personne et par version, relancez ceux qui n'ont pas répondu, et exportez la matrice le jour où quelqu'un réclame la preuve plutôt que de la constituer à ce moment-là.
01
Rédiger et publier
La plupart des politiques n'existent pas parce que le premier brouillon n'est jamais commencé.
Partir d'un modèle fourni
Un point de départ défendable plutôt qu'une page blanche, qui est la véritable raison pour laquelle un corpus de politiques reste non écrit.
Chaque modification ajoute une version
Les politiques sont versionnées avec un résumé des changements, de sorte que ce qu'était la règle en mars a une réponse et non une opinion.
La synchronisation Confluence arrive bientôt
Bientôt : les pages Confluence se synchroniseront et resteront marquées de leur source, pour que personne ne modifie une copie que le prochain passage écraserait. D'ici là, les politiques se rédigent et se versionnent ici.
02
Prouver qu'elles ont été lues
Une politique non attestée est un document. Une politique attestée est un contrôle.
Attestation par personne et par version
Rattachée à la version exacte affichée, de sorte qu'une republication redemande l'accord au lieu d'hériter d'une confirmation donnée sur un autre texte.
Ne relancer que les retardataires
Des rappels par e-mail aux personnes qui n'ont pas répondu, avec un lien direct vers la politique, plutôt qu'un renvoi à tout le monde.
Exporter la matrice
Qui a lu quoi, sous forme de tableur, l'artefact qu'un auditeur demande réellement, produit en un clic plutôt qu'en une semaine.
Couverture mesurée sur vos effectifs
Le taux est calculé depuis la liste réelle des salariés, de sorte qu'un nouvel arrivant apparaît automatiquement comme en attente.
Les détails qui ont pris le plus de temps
De petites décisions que l'on ne prend qu'après s'être trompé.
Chacun de ces points est un comportement précis, choisi pour une raison précise. Ils font la différence entre un logiciel qui fait bonne figure en démonstration et un logiciel qui survit à une année de clôtures mensuelles.
Une attestation appartient à une version, pas à une politique
Republier une politique redemande l'accord de tous au lieu de reporter l'ancienne confirmation. Une attestation portant sur "la politique de frais" ne prouve rien quand celle-ci a été réécrite deux fois depuis.
Avec la synchronisation Confluence, bientôt, les politiques synchronisées resteront marquées
Une page synchronisée portera son origine, bientôt, pour que personne ne modifie la copie locale et ne perde le changement à la synchronisation suivante. L'écrasement silencieux est la façon dont les gens apprennent à se méfier d'une intégration.
Avant de demander
Les questions que l'on pose sur Conformité.
- Puis-je prouver que quelqu'un a lu une politique ?
- Oui. Les attestations sont enregistrées par personne pour la version précise qui lui a été présentée.
- Que se passe-t-il quand une politique change ?
- La modification ajoute une nouvelle version avec un résumé des changements, et l'attestation est redemandée pour cette version.
- Puis-je relancer ceux qui n'ont pas répondu ?
- Oui, par e-mail aux seules personnes en attente, avec un lien direct vers la politique.
- Les politiques peuvent-elles venir de Confluence ? (bientôt)
- Pas encore. La synchronisation Confluence arrive bientôt ; aujourd'hui, les politiques se rédigent et se versionnent dans Softbooq.
Où regarder ensuite.
Les 18 modulesVoir Conformité avec vos propres chiffres.
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