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Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : octobre 2026
Everbright & Co. (« Softbooq », « nous » ou « notre »), établie en Allemagne, Union européenne, s'engage à protéger vos données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD) et aux lois applicables en matière de protection des données. La présente politique explique quelles données nous collectons, pourquoi, comment elles sont traitées et quels sont vos droits.
1. Qui est responsable de vos données
Softbooq est fourni par Cypran Akubude, exerçant sous le nom d'Everbright & Co., c/o Postflex #10549, Emsdettener Str. 10, 48268 Greven, Allemagne. E-mail : info@softbooq.com. Nous sommes responsables du traitement des données personnelles que nous utilisons pour faire fonctionner Softbooq lui-même : votre compte Softbooq et votre façon de vous connecter, la facturation, l'assistance que vous nous demandez, nos sites web et les e-mails que nous vous envoyons au sujet de votre compte. Pour les données qu'une entreprise conserve dans son espace de travail Softbooq, y compris les données personnelles de ses salariés, clients et fournisseurs, c'est cette entreprise qui est responsable du traitement. Nous traitons ces données pour son compte, en tant que sous-traitant, dans le cadre de l'accord de traitement des données figurant dans nos Conditions d'utilisation (section 10). Si vous êtes salarié, client ou fournisseur d'une entreprise qui utilise Softbooq, veuillez d'abord contacter cette entreprise au sujet de vos données. Nous l'aiderons à vous répondre.
2. Données collectées
Nous collectons et traitons les catégories de données suivantes : Données de compte et d'identité : nom, adresse e-mail professionnelle, nom de l'organisation, pays et identifiants de l'espace de travail. Données des employés et RH (forfait Pro) : nom complet, coordonnées, intitulé du poste, type d'emploi, salaire et rémunération, coordonnées bancaires (IBAN, codes guichet) pour la paie, contacts d'urgence, relevés de présence et de pointage, demandes de congés, bulletins de paie, retenues, primes et historique des cycles de paie. Données des clients et contacts : noms des clients, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses postales et coordonnées d'entreprise saisis par vous ou synchronisés depuis des plateformes CRM connectées (HubSpot). Données financières et transactionnelles : montants des factures, statut de paiement, bons de commande, notes de frais, coordonnées des fournisseurs, données de connexion bancaire (via l'open banking), enregistrements des cycles de paiement et écritures comptables synchronisés avec les plateformes comptables que vous connectez (voir la section 5). Données de commerce électronique : commandes, produits, niveaux de stock et fiches clients synchronisés depuis les boutiques en ligne connectées (Shopify, WooCommerce), ainsi que les commandes passées dans la propre boutique en ligne d'une entreprise sur Softbooq, y compris un lieu de livraison lorsque l'acheteur choisit de le partager (voir section 11). Données de projets et de tâches : noms des projets, attributions de tâches, dates d'échéance et mises à jour de statut synchronisés avec les outils de gestion de projet que vous connectez (voir la section 5). Données informatiques et d'appareils : noms des appareils gérés, numéros de série, statut de conformité et informations sur l'utilisateur affecté, saisis par vous. Données contractuelles et juridiques : parties contractantes, dates, montants, conditions de paiement et contenu des documents. Données de voyage : destinations de voyage, dates, hébergement, demandes d'indemnités journalières et notes de frais. Données de documents et de fichiers : images et contenu des documents que vous soumettez au traitement par IA (reçus, factures, contrats, pièces d'identité, cartes de visite, CV) ; noms de fichiers et métadonnées des comptes de stockage cloud connectés. Données d'utilisation : pages visitées, utilisation des fonctionnalités, journaux d'erreurs et métadonnées de session utilisés pour maintenir et améliorer la plateforme.
3. Base légale du traitement
Nous traitons vos données personnelles sur les bases légales suivantes au titre de l'article 6 du RGPD : Exécution d'un contrat (art. 6, §1, b) : pour fournir, exploiter et maintenir le service Softbooq auquel vous avez souscrit. Intérêts légitimes (art. 6, §1, f) : pour assurer la sécurité de la plateforme, prévenir la fraude et améliorer le service. Obligation légale (art. 6, §1, c) : lorsque la loi allemande, européenne ou autre loi applicable l'exige. Consentement (art. 6, §1, a) : lorsqu'il est expressément donné par vous, par exemple lors de l'activation d'intégrations facultatives. Pour les catégories particulières de données (p. ex. lorsque les données salariales recoupent des retenues liées à la santé), le traitement repose sur le consentement explicite ou dans la mesure nécessaire aux obligations du droit du travail au titre de l'art. 9, §2, b.
4. Traitement par IA et apprentissage automatique
Les fonctionnalités d'IA de Softbooq reposent sur les services de grands modèles de langage suivants : Anthropic Claude (Anthropic PBC, États-Unis): l’assistant IA de Softbooq (conversations dans les deux niveaux de chat, questions financières et de business intelligence, synthèses hebdomadaires, résumés de documents et actions au sein de la plateforme), lecture de documents (OCR et extraction de données à partir de reçus, factures, notes de frais, contrats de location et autres fichiers), actions de rédaction intégrées, étapes d’automatisation et assistant de configuration. Données transmises: Vos questions et l’historique de vos conversations, des synthèses des enregistrements de l’espace de travail pertinents pour la question (par exemple factures, contrats, profils d’employés, projets) et les images et le texte des documents que vous soumettez ou demandez à l’assistant d’analyser (reçus, factures, contrats, photos de dépenses, pièces d’identité, cartes de visite, CV). Ce que le fournisseur conserve: Anthropic supprime les requêtes et les réponses dans un délai de 30 jours. Si ses systèmes de sécurité automatisés signalent une requête au titre de sa politique d'utilisation, il peut conserver cette requête jusqu'à 2 ans et les scores de sécurité jusqu'à 7 ans, et il conserve les données plus longtemps lorsque la loi l'exige. Il ne les utilise pas pour entraîner ses modèles sans l'autorisation expresse du client. Google Gemini (Google LLC, États-Unis): embeddings de recherche (conversion du texte des enregistrements et des documents en vecteurs de recherche) et un modèle de secours pour le niveau de chat rapide, les actions de rédaction intégrées, les étapes d’automatisation, l’assistant de configuration et les taux de frais de déplacement, utilisé uniquement lorsqu’Anthropic ne répond pas. Données transmises: Texte des enregistrements et des documents envoyé pour l’indexation de recherche ; et, uniquement lorsqu’il remplace Anthropic, les messages et le contexte d’enregistrement de cette seule requête. Les images de documents ne sont pas envoyées à Google. Ce que le fournisseur conserve: Google conserve les requêtes et les réponses de son API Gemini payante pendant 55 jours, uniquement pour détecter et prévenir les violations de sa politique d'utilisation interdite et pour les communications exigées par la loi ; des employés autorisés de Google peuvent les examiner à cette fin. Google ne les utilise pas pour améliorer ses produits et n'entraîne sur ces journaux aucun modèle autre que les systèmes qui font respecter ses règles. Informations importantes : - Softbooq n'utilise pas vos données professionnelles pour entraîner des modèles d'IA - Anthropic traite les données conformément à ses Conditions d'utilisation de l'API et n'utilise pas, par défaut, les entrées/sorties de l'API pour entraîner ses modèles - Google traite les données conformément aux Conditions d'utilisation de l'API de Google ; par défaut, Google n'utilise pas les entrées/sorties de l'API pour entraîner ses modèles - Les réponses générées par IA peuvent contenir des erreurs et doivent être vérifiées avant d'agir en conséquence - Vous pouvez désactiver les fonctionnalités d'IA à tout moment dans Paramètres > Softbooq AI - Des clauses contractuelles types (CCT) sont en place avec Anthropic PBC et Google LLC pour les transferts internationaux de données Les données transmises aux fournisseurs d'IA servent à générer des réponses à vos requêtes. La durée pendant laquelle chaque fournisseur les conserve, et pourquoi, est indiquée ci-dessus.
5. Sous-traitants tiers
Nous utilisons les services tiers suivants pour exploiter la plateforme. Chacun agit en tant que sous-traitant de données personnelles selon sa propre politique de confidentialité et un accord de traitement des données conclu avec Softbooq. Sous-traitants principaux (utilisés pour chaque espace de travail) : - Supabase (Supabase Inc., AWS eu-central-1, Francfort, Allemagne): authentification, base de données, stockage de fichiers et fonctions sans serveur. - Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, États-Unis / UE): facturation des abonnements et traitement des paiements, y compris les paiements Stripe Connect ; les données de carte sont saisies chez Stripe et ne sont jamais stockées sur les serveurs de Softbooq. - Brevo (Sendinblue SAS, UE): distribution des e-mails transactionnels. - Cloudflare (Cloudflare Inc., réseau périphérique mondial ; sauvegardes dans l’UE): hébergement de l’application et diffusion de contenu (Cloudflare Pages et Workers), et stockage de sauvegardes chiffrées (R2). - GitHub Actions (GitHub, Inc., États-Unis): exécution des tâches de sauvegarde nocturnes et hebdomadaires, qui chiffrent les copies avant leur stockage. - Anthropic Claude (Anthropic PBC, États-Unis): l’assistant IA de Softbooq (conversations dans les deux niveaux de chat, questions financières et de business intelligence, synthèses hebdomadaires, résumés de documents et actions au sein de la plateforme), lecture de documents (OCR et extraction de données à partir de reçus, factures, notes de frais, contrats de location et autres fichiers), actions de rédaction intégrées, étapes d’automatisation et assistant de configuration. - Google Gemini (Google LLC, États-Unis): embeddings de recherche (conversion du texte des enregistrements et des documents en vecteurs de recherche) et un modèle de secours pour le niveau de chat rapide, les actions de rédaction intégrées, les étapes d’automatisation, l’assistant de configuration et les taux de frais de déplacement, utilisé uniquement lorsqu’Anthropic ne répond pas. Services que vous connectez (facultatif) : Lorsqu'un administrateur de votre espace de travail connecte un autre service, comme un outil comptable, un stockage cloud ou une boutique en ligne, Softbooq lui transmet les données personnelles nécessaires à ce pour quoi vous l'avez connecté, et rien avant qu'il soit connecté. Chaque service qu'un espace de travail peut connecter, la société qui l'exploite, son pays et ce qu'il reçoit figurent sur la page Services tiers, à l'adresse softbooq.com/third-party-services, qui évolue lorsqu'un service est ajouté ou retiré. Votre propre serveur SMTP, si vous en configurez un pour l'envoi des e-mails, est configuré par votre administrateur et soumis aux conditions de ce fournisseur. Protection anti-bots : - Cloudflare Turnstile (Cloudflare Inc.) : protection anti-bots sur les formulaires de connexion à l'aide de cookies strictement nécessaires. Aucun suivi intersites.
6. Stockage des données et infrastructure
Vos données sont stockées et traitées dans AWS Europe (Francfort, eu-central-1). L'ensemble de l'infrastructure de base de données, d'authentification et sans serveur est hébergé au sein de l'UE. Les identifiants d'API et les secrets sont stockés chiffrés au repos, dans des tables de base de données que seuls les serveurs de Softbooq peuvent lire. Nous ne transférons pas vos données personnelles en dehors de l'Espace économique européen sans garanties appropriées. Des clauses contractuelles types (CCT) sont en place avec les fournisseurs situés en dehors de l'EEE, notamment Anthropic PBC (États-Unis), Google LLC (États-Unis) et GitHub, Inc. (États-Unis). Un service que vous connectez applique ses propres garanties pour les transferts ; son pays figure sur la page Services tiers.
7. Conservation des données
Nous conservons vos données aussi longtemps que votre compte est actif ou selon les besoins de la fourniture du service. Si vous supprimez votre compte Softbooq personnel, vos données personnelles sont supprimées ou anonymisées dans un délai de 30 jours, sauf ce que la loi nous oblige à conserver. Si un essai gratuit se termine sans qu'une offre ait été choisie, l'espace de travail passe en lecture seule : tout ce qu'il contient peut encore être consulté et exporté, et il est résilié 14 jours plus tard. Un espace de travail résilié, ou fermé, est définitivement supprimé 90 jours après sa résiliation ou sa fermeture, sauf si un document qu'il contient est placé sous conservation légale (legal hold) ; d'ici là, il peut être rouvert. Nous écrivons aux administrateurs de l'espace de travail 30, 7 et 1 jour avant sa suppression. Des copies de sauvegarde chiffrées, conservées dans l'UE, peuvent contenir des données supprimées pendant 14 semaines au plus avant qu'elles n'en soient retirées. Les conversations avec l'IA, dans l'assistant de Softbooq et dans l'application Softbooq AI, sont supprimées lorsqu'elles n'ont pas été utilisées pendant la durée choisie par l'espace de travail dans Paramètres > Softbooq AI : 24 mois, sauf si un administrateur choisit 6, 12 ou 36 mois, ou de les conserver sans limite de durée. Aucune n'est supprimée tant que l'espace de travail est placé sous conservation légale (legal hold). Les documents générés dans une conversation sont supprimés avec elle ; le journal des actions effectuées par l'assistant est conservé. Une entreprise qui utilise Softbooq est responsable de la conservation des documents que la loi l'oblige à conserver, comme sa comptabilité en vertu du droit commercial allemand (§ 257 HGB), et doit les exporter avant la suppression de son espace de travail. Nous conservons nos propres documents de facturation aussi longtemps que la loi nous l'impose. Vous pouvez demander un export de vos données à tout moment avant leur suppression en écrivant à info@softbooq.com.
8. Vos droits (RGPD)
En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants : Droit d'accès (art. 15) : demander une copie de vos données personnelles. Droit de rectification (art. 16) : corriger des données inexactes ou incomplètes. Droit à l'effacement (art. 17) : demander la suppression de vos données (« droit à l'oubli »). Droit à la limitation (art. 18) : limiter la manière dont nous traitons vos données. Droit à la portabilité des données (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine. Droit d'opposition (art. 21) : vous opposer à un traitement fondé sur les intérêts légitimes. Droit de retirer le consentement (art. 7) : lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à info@softbooq.com. Nous répondrons dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande (art. 12, paragraphe 3, du RGPD).
9. Notification de violation de données
En cas de violation de données personnelles, Softbooq : - Notifiera l'autorité de contrôle compétente (pour nous : Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit ; ou l'autorité de l'État membre de l'UE concerné) dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de la violation, lorsque celle-ci est susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés (art. 33 du RGPD). - Notifiera les utilisateurs concernés dans les meilleurs délais lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés (art. 34 du RGPD). - Tiendra un registre interne de toutes les violations de données, y compris celles n'atteignant pas le seuil de notification. Les notifications seront envoyées à l'adresse e-mail principale du compte enregistrée.
11. Espaces client, lieux de livraison et portail fournisseurs
Une entreprise qui utilise Softbooq peut permettre à ses clients de se connecter à un espace client sur son site public, et peut donner à ses fournisseurs un lien personnel vers un portail fournisseurs. Espaces client. Un client se connecte avec son adresse e-mail et un code à six chiffres que nous lui envoyons par e-mail. Le code fonctionne une seule fois et cesse d'être valable après 10 minutes. Un client peut se connecter lorsque son adresse e-mail figure sur la fiche que l'entreprise tient pour lui, sauf si l'entreprise a désactivé cette option, ou lorsque l'entreprise l'invite. Nous conservons l'adresse e-mail du client, les fiches clients de l'entreprise auxquelles il est lié, et un historique de ce qu'il fait dans son espace, comme télécharger une facture, lancer un paiement ou ouvrir une demande d'assistance, avec l'adresse IP pour certaines de ces actions. Une session dure une heure et n'est conservée que dans l'onglet du navigateur du client. Dans son espace, le client voit les factures, commandes, devis, contrats, réservations et autres documents que l'entreprise tient pour lui, ainsi que les fichiers que l'entreprise choisit de partager. Les paiements, cartes enregistrées et mandats de prélèvement sont gérés par Stripe, sur le propre compte Stripe de l'entreprise ; nous ne conservons que la référence de Stripe et, pour un mandat, les quatre derniers chiffres du compte. Les e-mails de connexion sont envoyés par le fournisseur de messagerie choisi par l'entreprise, ou par notre fournisseur par défaut. Lieu de livraison. Lors de la commande dans la boutique en ligne d'une entreprise, un acheteur qui se fait livrer peut indiquer exactement où livrer : en choisissant « Utiliser ma position actuelle », après quoi son navigateur lui demande l'autorisation, ou en collant un lien Google Maps ou un Plus Code. Nous enregistrons ce point sur la carte avec la commande, avec la précision indiquée par le téléphone, et le transmettons à l'entreprise et à la personne qui livre la commande. Il n'est recueilli que lorsque l'acheteur fait l'une de ces actions, jamais en arrière-plan, et ne sert qu'à livrer la commande. Un client peut aussi ajouter un point à une adresse de livraison enregistrée dans son espace client, pour ses livraisons suivantes. Si l'entreprise ou la personne qui livre ouvre le point dans une application de cartographie comme Google Maps ou Waze, le fournisseur de cette application le reçoit selon sa propre politique de confidentialité. Portail fournisseurs. Une entreprise peut envoyer à un fournisseur un lien personnel, valable pour la durée qu'elle choisit (jusqu'à 90 jours) et révocable à tout moment. Nous ne conservons qu'une empreinte du lien, pas le lien lui-même. Grâce à ce lien, le fournisseur voit ses bons de commande ouverts, les demandes de devis auxquelles il est invité et l'état de paiement de ses commandes, et peut accuser réception d'une commande et indiquer l'avancement de la livraison. Nous conservons la date de dernière utilisation du lien, ainsi que les accusés de réception et mises à jour du fournisseur. Qui est responsable. Pour les espaces client, les lieux de livraison et le portail fournisseurs, l'entreprise est responsable du traitement, et Softbooq traite ces données pour son compte en tant que sous-traitant (voir section 1). Il appartient à l'entreprise de disposer d'une base légale pour donner cet accès et d'informer ses clients et fournisseurs de l'utilisation de leurs données. Toute personne que l'entreprise autorise à gérer les clients peut retirer l'accès d'un client à tout moment ; il prend fin immédiatement, et la personne ne peut revenir que sur nouvelle invitation. Un client peut télécharger ses données depuis son espace et en demander l'effacement ; la demande est adressée à l'entreprise, qui statue. Softbooq n'est pas partie à la relation entre une entreprise et ses clients ou fournisseurs. Durée de conservation. Les e-mails de connexion sont supprimés le lendemain de leur envoi. Les enregistrements de limitation des requêtes, qui peuvent contenir une adresse e-mail ou IP, sont supprimés sous deux jours. Un lien fournisseur est supprimé 30 jours après son expiration ou sa révocation. Lorsqu'une entreprise approuve la demande d'effacement d'un client, ses nom et coordonnées sont retirés de ses documents, les adresses IP sont effacées de son historique d'activité, et son accès de connexion est supprimé sauf s'il est encore lié à une autre entreprise sur Softbooq. Un lieu de livraison est conservé avec sa commande et sa livraison aussi longtemps que l'entreprise les conserve, et un point enregistré avec une adresse jusqu'à ce que le client modifie ou supprime cette adresse. Lorsqu'un espace de travail est supprimé, tout ce qui précède et qui lui appartient est supprimé avec lui, y compris les accès des clients qui n'étaient liés qu'à cette entreprise. Une entreprise placée sous conservation légale (legal hold) garde ses documents jusqu'à la levée de cette mesure.
12. Vos responsabilités
Lorsque vous connectez des services tiers à Softbooq - tels que des prestataires de paiement (Wise, Revolut), du stockage cloud, des plateformes comptables, des CRM, des outils de gestion de projet ou des fournisseurs de messagerie - vous êtes responsable de : - Veiller à disposer de l'autorité nécessaire pour connecter ces comptes à Softbooq - La sécurité des identifiants d'API, des jetons d'accès et des mots de passe que vous fournissez - Toute transaction, tout accès aux données ou tout coût encouru via ces comptes connectés - Le respect des conditions d'utilisation de ces fournisseurs tiers - Lorsque vous connectez des services traitant des données personnelles de tiers (p. ex. fiches clients Shopify, contacts HubSpot), veiller à disposer d'une base légale au titre du RGPD pour ce traitement de données Softbooq agit comme un intermédiaire lors de l'accès aux comptes tiers connectés. Lorsque vous déconnectez un service dans Softbooq, Softbooq cesse de l'utiliser. Lorsque le fournisseur le permet, l'accès de Softbooq est également retiré chez lui ; sinon, retirez aussi l'accès de Softbooq dans les paramètres de ce fournisseur.
13. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons de tout changement substantiel par e-mail ou par notification dans l'application. Votre utilisation continue de la plateforme après une telle notification constitue l'acceptation de la politique mise à jour.
14. Contact et réclamations
Pour toute question relative à la confidentialité ou pour exercer vos droits sur les données, contactez-nous à info@softbooq.com. Si vous estimez que vos droits ont été violés, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de votre autorité nationale de protection des données. L’autorité de contrôle compétente à notre égard est : Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), Wilhelmstraße 7, 65185 Wiesbaden, Allemagne, https://datenschutz.hessen.de.