SoftbooqCycle de vie des contrats
Softbooq PlusLe contrat émet sa propre facture quand le jalon est atteint.
Rédigez depuis un modèle, envoyez à la signature, et laissez l'exécution, le renouvellement et la facturation suivre les clauses réellement convenues, plutôt qu'un rappel dans l'agenda de quelqu'un et une facture émise quand on y repense.
01
Du brouillon à la signature
L'étape paperasse, où le coût d'un travail approximatif n'apparaît que bien plus tard.
Des modèles dont les variables sont renseignées
Une bibliothèque de vos propres modèles de contrat dont les parties variables sont demandées, pour qu'un nouvel accord soit cohérent plutôt qu'une copie du plus proche sous la main.
Remplir les variables, pas le document
Partie, dates, montants et clauses saisis comme des champs, pour qu'une même clause ne puisse pas contenir deux chiffres différents.
Signature par lien tokenisé
La contrepartie signe via un lien qui n'exige aucun compte, et le jeton est vérifié plutôt que présumé valable.
Qui a signé, et quand
Une chronologie des signatures conservée avec le contrat, pour que la question de sa bonne exécution ait une réponse documentée.
02
Le contrat comme instruction de facturation
C'est la partie qui sépare le stockage de contrats de la gestion de contrats.
Un jalon atteint émet la facture
Marquez un jalon comme fait et la facture est générée pour le montant convenu, au lieu d'attendre que quelqu'un remarque que le déclencheur est passé.
Les échéanciers deviennent des factures à leurs dates
Des paiements échelonnés définis une fois et émis à échéance, pour qu'un échéancier convenu en janvier facture encore correctement en septembre.
Facturation récurrente établie depuis le contrat
Un forfait ou un abonnement produit directement la série de factures récurrentes, pour que la facturation corresponde au papier.
La livraison fait avancer le contrat
Terminer la tâche de projet liée marque le jalon comme atteint, ce qui déclenche la facture. La facturation suit donc le travail et non une réunion d'avancement.
03
Des documents vivants
Les contrats changent, expirent et se renouvellent, et ces trois moments sont autant de fuites silencieuses d'argent.
Reconduction automatique là où les clauses l'autorisent
Un contrat à reconduction automatique est prolongé de sa propre durée la nuit où il prend fin, au lieu de s'éteindre parce que personne ne surveillait la date.
Rappels d'échéance et archivage
Des rappels 30, 7 et 1 jour avant la fin d'un contrat, et les contrats qui prennent fin sans reconduction marqués comme expirés plutôt que laissés à encombrer la liste active.
Chaque version conservée
Chaque révision est conservée, de sorte que ce qui était convenu à une date donnée se retrouve au lieu d'être reconstitué depuis un fil d'e-mails.
Voir exactement ce qui a changé
Deux versions comparées côte à côte, pour qu'une discussion de relecture porte sur les différences réelles.
Les avenants approuvés pour eux-mêmes
Une modification est enregistrée et approuvée comme avenant plutôt que saisie dans l'original, et c'est la différence entre un contrat et un document.
Les baux liés à leurs contrats
Un contrat de location montre l'accord qui l'a créé, de sorte que le traitement comptable et le papier sont à un clic l'un de l'autre.
Les détails qui ont pris le plus de temps
De petites décisions que l'on ne prend qu'après s'être trompé.
Chacun de ces points est un comportement précis, choisi pour une raison précise. Ils font la différence entre un logiciel qui fait bonne figure en démonstration et un logiciel qui survit à une année de clôtures mensuelles.
Un avenant n'est pas une modification
Une variation est enregistrée comme un objet approuvé à part entière plutôt que réécrite dans le texte original. Modifier sur place un accord signé détruit le seul témoignage de ce que les parties ont réellement convenu, ce qui est toute la raison d'en avoir un.
La facture est émise par le jalon, pas par quelqu'un qui y pense
L'achèvement génère la facturation. Le chiffre d'affaires au jalon se perd dans l'écart entre la livraison et le moment où quelqu'un remarque le droit à facturer, et cet écart se mesure en semaines dans la plupart des entreprises.
Le renouvellement est un processus planifié, pas une note d'agenda
Reconduction automatique et rappels d'échéance tournent sur le serveur chaque nuit, que quelqu'un ouvre l'application ou non. Un contrat qui prend fin un jour calme est reconduit ou expire quand même, et le rappel ne dépend pas de l'agenda d'une personne partie depuis.
Rien n'est isolé
Ce qui arrive dans Contrats sans que personne le ressaisisse.
Chacun de ces points est un flux de données réel, pas une promesse d'« intégration complète ».
Avant de demander
Les questions que l'on pose sur Contrats.
- Les contrats peuvent-ils être signés électroniquement ?
- Oui, via un lien tokenisé que la contrepartie peut utiliser sans compte, la chronologie des signatures restant sur le contrat.
- Facture-t-il automatiquement ?
- Oui. Un jalon atteint génère sa facture, un échéancier émet les factures échelonnées à leurs dates, et un forfait peut créer une série récurrente.
- Que se passe-t-il quand un contrat approche de son terme ?
- Des rappels partent 30, 7 et 1 jour avant la fin. Un contrat à reconduction automatique est prolongé de sa propre durée ; un contrat sans reconduction est marqué comme expiré.
- Puis-je voir ce qui a changé entre deux versions ?
- Oui. Chaque version est conservée et deux peuvent être comparées côte à côte.
- Comment sont traitées les modifications d'un contrat signé ?
- Comme des avenants, approuvés pour eux-mêmes, plutôt que comme des modifications du document original.
Où regarder ensuite.
Les 18 modulesVoir Contrats avec vos propres chiffres.
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